(102881) UNAPEI 17 Sous la responsabilité du chef de service, vos principales missions seront : Accueil, communication et coordination administrative Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et prestataires Gérer la messagerie électronique de l'établissement et assurer l'orientation des demandes Assurer la circulation, la diffusion et le suivi des informations auprès des familles, des équipes, des partenaires et des autorités Gestion administrative Assurer le traitement du courrier entrant et sortant, le classement et l'archivage des documentsGérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées tout au long de leur parcours (admissions, suivi, sorties) Elaborer, mettre à jour et assurer le suivi des tableaux de bord et outils de pilotage administratifAssurer le suivi administratif des factures fournisseurs en lien avec le service comptable Organiser et suivre les visites médicales des professionnels Participer à la préparation des documents administratifs nécessaires au fonctionnement de l'établissement Logistique et organisation des transports Assurer la coordination administrative des transports collectifs en lien avec le prestataire Gestion des systèmes d'information Utiliser les logiciels métiers de l'association (Bluekango, Ogyris, EIG, etc ..) Assurer la saisie et la mise à jour des dossiers des personnes accompagnées Réaliser la remontée d'information pour la facturation mensuelle des prestations Participation à la vie institutionnelle Contribuer à la réalisation des enquêtes, rapports règlementaires et indicateurs d'activité (rapport d'activité, ANAP, tableaux de bord .) Participer aux démarches qualité, d'évaluation et d'amélioration continue de l'établissement Être force de proposition dans l'évolution des pratiques administratives et organisationnelles Description du profil recherché: QUALIFICATION ET COMPÉTENCES : Titulaire d'un diplôme de niveau Bac + 2 minimum dans le domaine de l'assistanat de direction, de la gestion administrative, de la gestion des organisations ou équivalent (BTS SAM, BTS Gestion de la PME, DUT GEA, etc..)Maitrise des techniques de gestion administrative et documentaireBonne maitrise des outils bureautiques (Pack Office), notamment Excel (tableaux de bord, suivi d'indicateurs) et Word Aisance dans l'utilisation des logiciels métiers et capacité à s'approprier de nouveaux outils numériques Capacité à élaborer, formaliser et actualiser des procédures administrativesAptitude à coordonner plusieurs activités simultanément et à assurer le suivi de dossiers transversauxConnaissance des règles de confidentialité, du secret professionnel et du RGPD Organiser et prioriser son activité dans un environnement en constante évolutionAssurer une coordination efficace avec les équipes pluridisciplinaires, les familles et les partenairesRédiger des courriers, comptes-rendus,procédures et documents administratifs de qualitéConcevoir des outils de suivi, d'aide au pilotage e d'amélioration de l'organisationÊtre capable d'analyser une situation, d'identifier des dysfonctionnements et de proposer des solutions adaptées QUALITÉS ATTENDUES :Sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthodeDiscrétion, respect de la confidentialité et sens de l'éthique Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la communication Esprit d'équipe et sens de la coopération Capacité d'adaptation, réactivité et gestion des priorités Esprit d'initiative, force de proposition et capacité à accompagner les évolutions organisationnelles Sens du service et engagement au bénéfice des personnes accompagnées Période de la journée : Jour