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RESPONSABLE ADMINISTRATIF DU PROGRAMME JAUSSEN & SAVIGNAC H/F 75 - PARIS 06
Offre n° 5830331
RESPONSABLE ADMINISTRATIF DU PROGRAMME JAUSSEN & SAVIGNAC H/F
75 - PARIS 06 - Localiser avec Mappy
Publié le 14 octobre 2024
RESPONSABILITÉS : Missions : Le/la responsable administratif(ve) aura pour mission d'assister la direction du programme Jaussen & Savignac sur tous les dossiers administratifs. Activités principales : Organisation logistique du programme - Organiser et gérer l'agenda du directeur, - Organiser et gérer le planning du programme, - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.), - Préparer et organiser la logistique des différents événements, - Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Gestion et suivi des comptes rendus et de la documentation de la direction - Préparer et assister aux réunions des différents comités (comité de pilotage, comité exécutif, conseil scientifique), - Soumettre les ordres du jour pour les différents comités et établir ou superviser les comptes rendus, - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information), - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.). - Préparer les bilans, piloter la rédaction des rapports d'activité, - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.). Coordination - Coordonner les missions des personnels affectés à la gestion du programme « Jaussen & Savignac » : gestionnaire de scolarité du Master 1, gestionnaire financier, gestionnaire des stages, etc. ., - Assister le directeur dans ses missions liées à la gestion des ressources humaines ; participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations, - Gestion administrative des contrats du personnel administratif ; organiser les entretiens professionnels de ce personnel avec le Responsable administratif de l'Institut d'Histoire de l'Art et d'Archéologie de la Sorbonne ; assister les agents administratifs dans leurs demandes d'avancement, - Gestion et le suivi complet de certains dossiers Environnement de travail - Lien hiérarchique fonctionnel : Directeur du programme d'archéologie et de conservation préventive Jaussen & Savignac - L ien hiérarchique administratif : Responsable administratif de l'Ecole d'Histoire de l'art et d'Archéologie de la Sorbonne PROFIL RECHERCHÉ : Niveau de diplôme requis : bac+3, souhaité bac+5 (gestion de projet, management, administration publique / ou tout domaine relatif en archéologie) Connaissances : - Management d'équipe (suivi des contrats des personnels, mener un entretien professionnel.) - Connaissance des dispositifs institutionnels régionaux, nationaux, européens et internationaux de la recherche. - Connaissances des aspects juridiques, financiers et contractuels de la recherche. - Connaissance des enjeux actuels de l'enseignement supérieur et recherche français (fonctionnement des universités, relations internationales etc.) - Compétences opérationnelles : - Rédiger des rapports, comptes rendus, tableaux de bord - Maîtrise de l'anglais (lu, parlé, écrit) - Maîtrise des outils bureautiques et informatiques - Connaissance des logiciels OSE et SIFAC souhaitée (formation possible) - Compétences comportementales : - Très bonnes qualités de communication et d'écoute - Discrétion - Réactivité, rigueur, organisation - Capacité à travailler dans des délais contraints et à prioriser les tâches - Autonomie, esprit d'initiative et sens du travail en équipe - Capacité de conviction et d'adaptation Composition du dossier de candidatures : CV, lettre de motivation et copie du dernier diplôme. Locaux : Poste situé à l'Institut d'Art et d'Archéologie (3 rue Michelet, 75006 Paris)
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
Entreprise
Université Paris 1 Panthéon Sorbonne
L'UFR 03 Histoire de l'art et Archéologie de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd'hui l'un des plus importants départements dans le monde par le nombre de ses étudiants (près de 2500 de la licence au doctorat) et de ses enseignants (plus de 70 titulaires), la qualité reconnue de ses équipes de recherche, mais surtout par la variété des thématiques couvertes, de la préhistoire à l'époque contemporaine, dans presque toutes les zones du globe, sur les cinq continents.
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