RESPONSABILITÉS : Gestion de la Formation Initiale Activités principales et associées : Gestion du secrétariat, scolarité DUMI (Diplôme Universitaire de Musiciens Intervenants) et Prépa DUMI Accueil des étudiants, des chargés d'enseignement vacataires et des publics extérieurs Suivi des absences-présences et des évaluations des étudiants Suivi des emplois du temps, planning des salles de cours et réservation des espaces Gestion administrative des candidatures et tests d'entrée Accueil et accompagnement des candidats à la formation initiale Organisation des terrains de stages, évaluations, jurys, tests d'entrée Prise en charge de la paie des personnels vacataires de la formation initiale et des jurys extérieurs Statistiques (Conseil National des CFMI et Ministère de la culture) et tableaux de suivi de la scolarité Organisation du Conseil d'Institut, prise en charge des documents préparatoires et des convocations PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel : Connaître les techniques de gestion administrative Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité d'une université ainsi que l'organisation de l'enseignement supérieur Connaître les techniques d'accueil téléphonique et physique, techniques de communication Savoir-faire opérationnels : Maîtriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel...) Savoir appréhender l'utilisation de logiciels et plateformes spécifiques dans le cadre des activités et se former en conséquence (ADE, Vacpro, SDS, OSE...) Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et une bonne orthographe Savoir-faire comportementaux : Avoir le sens de l'organisation, de la planification des activités et de la hiérarchisation des priorités Savoir travailler en équipe Avoir de bonnes qualités relationnelles Informer et rendre compte Faire preuve d'autonomie dans son activité quotidienne tout en partageant l'information Savoir faire preuve de discrétion Être réactif et respecter la réglementation