Le/la secrétaire en pool de remplacement intervient afin d'assurer la continuité du fonctionnement administratif et de l'accueil de l'établissement, notamment lors des congés, absences, arrêts ou périodes de renfort ponctuel. Le poste nécessite une capacité à s'intégrer rapidement dans l'organisation de l'établissement, à identifier les priorités et à assurer les missions confiées avec autonomie, discrétion et professionnalisme. Le/la secrétaire contribue au bon fonctionnement quotidien de l'EHPAD en assurant : - l'accueil physique et téléphonique ; - l'orientation des résidents, familles, visiteurs et partenaires ; - la gestion administrative courante ; - le suivi des dossiers et documents ; - la transmission fiable des informations ; - l'appui administratif à la Direction et aux différents responsables ; - la continuité du secrétariat pendant l'absence des collaborateurs habituellement en poste. En tant que premier point de contact avec l'établissement, le/la secrétaire contribue directement à l'image, à la qualité de l'accueil et à la relation avec les familles et partenaires.Compétences administratives - maîtrise des techniques de secrétariat ; - maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ; - capacité rédactionnelle ; - bonne orthographe ; - classement et archivage ; - gestion documentaire ; - capacité à utiliser des tableaux de suivi ; - capacité à rédiger des transmissions claires et factuelles. Compétences informatiques Bonne maîtrise des outils bureautiques : - Word ; - Excel ; - Outlook ; - messagerie électronique ; - logiciels métiers ou capacité à les prendre rapidement en main. Qualités professionnelles: - polyvalence ; - réactivité ; - autonomie ; - rigueur ; - organisation ; - ponctualité ; - discrétion ; - diplomatie ; - capacité d'écoute ; - maîtrise de soi ; - sens du service ; - aisance relationnelle ; - capacité à travailler en équipe ; - capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément ; - capacité à distinguer une demande urgente d'une demande pouvant être différée. Avantages - Salle de sport collaborateur gratuite - Salle de sieste