La Mairie de Saint-Ouen recrute un agent d'accueil et de secrétariat en accroissement temporaire d'activité. Sous l'autorité du responsable de la maison de quartier, vous assurez l'accueil du public et participez à la gestion administrative de la structure. Vous contribuez à la qualité du service rendu aux habitants en facilitant leur accueil, leur information et le suivi des activités. Vos missions se déclinent comme suit : ACCUEIL ET INFORMATION DU PUBLIC * Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers. * Informer, renseigner et orienter les habitants vers les interlocuteurs ou services compétents. * Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages et courriers électroniques. * Veiller à la qualité de l'accueil et à la sécurité des personnes au sein de la structure. GESTION ADMINISTRATIVE ET SECRÉTARIAT * Assurer le traitement administratif des dossiers et la saisie de documents. * Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs. * Mettre en forme et actualiser différents supports administratifs. * Préparer les documents nécessaires au suivi des décisions et des activités. GESTION DOCUMENTAIRE ET SUIVI ADMINISTRATIF * Classer, archiver et assurer la gestion des documents administratifs. * Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi de l'activité. * Vérifier la fiabilité des informations traitées et assurer leur diffusion. * Effectuer des recherches documentaires et réglementaires lorsque nécessaire. ORGANISATION ET APPUI AU FONCTIONNEMENT DE LA STRUCTURE * Gérer les agendas, les rendez-vous et les plannings. * Participer à l'organisation logistique des réunions, événements et animations de la maison de quartier. * Réaliser les commandes de fournitures et assurer le suivi administratif associé. * Contribuer au bon fonctionnement quotidien du service en lien avec l'équipe. Vous maîtrisez : * Les techniques d'accueil et de secrétariat. * Les principes de la communication orale et écrite. * Les outils bureautiques et les logiciels de gestion. * Les techniques de classement, d'archivage et de gestion documentaire. * Les procédures administratives et le fonctionnement d'une collectivité territoriale. * Les techniques de rédaction administrative et de prise de notes. * Les techniques de recherche d'informations et de traitement des données. Vous êtes reconnu(e) pour : * Votre sens de l'organisation et votre rigueur. * Votre discrétion professionnelle et votre sens de la confidentialité. * Votre capacité à gérer les priorités et plusieurs tâches simultanément. * Votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler en équipe. * Votre autonomie, votre réactivité et votre polyvalence. * Votre maîtrise des outils informatiques et bureautiques.