RESPONSABILITÉS : Au sein du pôle administratif de l'Unité, sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Secrétaire Générale (SG), vous assurerez des fonctions d'assistance technique transverse pour l'unité et les équipes qui la composent. Vous réaliserez des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au service et aux établissements de Tutelle, en particulier dans le domaine des ressources humaines et l'organisation des déplacements des membres de l'unité, de la gestion administrative et des approvisionnements communs. Vos activités se déclineront sur trois axes principaux : 1/ Domaine de la gestion des ressources humaines : • Vous assurez le suivi de la gestion des conventions de stage en lien avec le service de gestion RH et alimentez des outils de reporting • Vous accompagnez les demandes liées à la gestion du temps de travail : congés, maladie, accidents du travail, reprise d'activité, temps partiel, • Vous participez à la bonne tenue de la base de données RH 2/ Gestion des commandes communes de l'unité et des réceptions : • Vous assurez la saisie des commandes communes à l'unité, alimentez les outils de reporting et effectuez le suivi de la bonne exécution des budgets dédiés. • Vous assurez la saisie des réceptions et des BL, et apportez votre aide à la liquidation des factures (compléments, avoirs etc...) 3/ Gestion des missions externes du personnel • Vous organisez des déplacements temporaires • Vous préparez les Ordres de Mission après vous être assuré∙e de leur faisabilité et de l'éligibilité de la dépense • Vous effectuez les réservations d'hébergement et de transport et les confirmez par BDC • Vous préparez, contrôlez et validez l'état de frais au retour du missionnaire Une journée de présence sur le site du BBS par semaine est requise. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances • Maîtriser le cadre administratif de la commande publique ainsi que les règles spécifiques à l'INSERM et à l'UB concernant les achats, tels que les marchés et les accords-cadres. • Connaître les principes de suivi d'une activité, notamment l'utilisation de tableaux de bord et de bases de données. • Posséder des compétences en techniques de secrétariat. • Un niveau d'anglais C2/B1 serait un atout. Compétences et savoir-être : • Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur priorité. • Compétence et aisance dans l'utilisation des outils informatiques de bureautique et de passation de commande. • Savoir appliquer avec rigueur les procédures spécifiques à notre administration et résoudre des problèmes • Rédiger des notes ou des rapports de manière synthétique. • Réactivité, organisation et persévérance dans le traitement et la liquidation des dossiers. • Être à l'écoute des interlocuteurs et avoir un sens aigu du service. • Être capable de travailler efficacement en équipe. • Être assidue et respecter les horaires de travail. Diplômes / expériences : Un diplôme Bac+2 ou une expérience réussie d'au moins 2 ans dans un poste similaire est souhaitable. Vous vous reconnaissez ? Postulez vite ! Avantages liés au poste : • 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée) • Télétravail possible selon nécessités et organisation du service • Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde • Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels • Possibilité de parking du personnel • Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail • Parcours d'accueil et formations Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement. Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !