VOTRE RÔLE Rattaché(e) à la Directrice des services, vous exercez une fonction transversale au sein des secrétariats et des services administratifs. Véritable point d'appui pour la direction et les équipes, vous contribuez à la bonne organisation administrative des services, à l'harmonisation des pratiques et au suivi des dossiers. Vous travaillez en étroite collaboration avec les responsables de services et la chargée de coordination administrative. VOS PRINCIPALES MISSIONS COORDONNER ET ACCOMPAGNER LES SECRÉTARIATS * Coordonner l'activité des secrétariats et contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives. * Veiller au respect et à l'actualisation des procédures. * Accompagner les équipes dans l'utilisation des outils et procédures internes. * Participer à la circulation de l'information entre les secrétariats, les responsables de services et la direction. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS * Assurer l'enregistrement et le suivi administratif des dossiers et des nouvelles mesures. * Veiller à la bonne transmission des documents et informations aux interlocuteurs concernés. * Réceptionner, traiter et orienter les courriers et documents, notamment ceux transmis par les tribunaux. * Assurer le suivi des échéances et des renouvellements et alerter les responsables lorsque nécessaire. * Participer à l'archivage et à la bonne tenue des dossiers, sous format papier et numérique. ÊTRE RÉFÉRENT(E) DES OUTILS ET CONTRIBUER À L'AMÉLIORATION DES PRATIQUES * Être référent(e) du logiciel métier utilisé par les services. * Accompagner et former les nouveaux collaborateurs sur les outils et leurs usages. * Apporter un soutien technique aux secrétariats et contribuer à l'actualisation des connaissances. * Participer à la mise à jour des documents et outils administratifs. ASSURER L'ASSISTANAT DE LA DIRECTRICE DES SERVICES * Assurer le secrétariat et le suivi administratif de la Directrice des services. * Préparer et vérifier les dossiers soumis à sa signature ou à son approbation. * Participer à certaines réunions et en assurer le suivi selon les besoins. * Assurer l'interface avec les différents responsables et, lorsque nécessaire, avec les partenaires extérieurs et les tribunaux. * Identifier le degré d'urgence des sollicitations et assurer leur orientation vers le bon interlocuteur. LE PROFIL RECHERCHÉ Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre autonomie. Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, prioriser les demandes et travailler avec des interlocuteurs variés. Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et êtes à l'aise avec les outils informatiques. Une capacité à accompagner les équipes et à transmettre vos connaissances est également attendue. Compte tenu de la nature du poste, discrétion et respect de la confidentialité sont indispensables. Vous appréciez les environnements où les missions sont variées et où vous pouvez contribuer concrètement à la qualité et à la fluidité du fonctionnement des services.