Sous la hiérarchie du chef de service administration et ressources, l'assistant gestionnaire de dossier assure la coordination des activités administratives du service auquel il est rattaché fonctionnellement (SAR, ASE, SSD, SAPHA, SPMI2S). Il apporte un appui opérationnel au service et prend en charge le traitement de dossiers spécifiques. Activités principales : - Assurer la coordination des systèmes d'information, - Assurer l'accueil physique et téléphonique du service, - Soutenir les autres secrétariats pour assurer la continuité de service, - Organiser les plannings et les agendas (congés, plateau technique, télétravail, formation,...), - Organiser administrativement l'accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, apprentis, saisonniers, - Traiter et suivre les messageries génériques et les courriers, - Planifier et préparer les instances et rencontres partenariales du service, - Assurer la gestion d'une partie des agréments des assistantes maternelles, - Etre garant du suivi des échéances des politiques publiques, - Etre en charge de dossier spécifique en lien avec les missions du service, - Etre régisseur suppléant de la régie d'avance pour assurer la continuité de cette activité. Activités secondaires : - Assurer des remplacements à l'accueil général, - Contribuer à l'élaboration des différents documents et bilans, - assurer le remplacement du référent administratif protection de l'enfance, - Apporter un appui administratif régulier ou ponctuel auprès des travailleurs médico-sociaux. Savoir (connaissances nécessaires pour agir) - Connaître l'ensemble des prestations et services de la MDS, ainsi que les ressources du territoire - Maîtrise des outils informatiques Savoir faire - Accueillir, informer et orienter les usagers. - Maîtriser et présenter les écrits en respectant les règles administratives (orthographe et grammaire) - Maîtriser l'outil informatique - Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le suivi - Savoir gérer une situation d'accueil difficile - Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers Savoir relationnel - Etre disponible (souplesse des horaires) - Faire preuve de discrétion - Avoir le sens du service public, être accueillant, savoir écouter - avoir le sens du travail en équipe. - S'avoir s'adapter à toutes les circonstances. Poste à temps plein - Expérience requise en secrétariat et dans un environnement social - Parking gratuit - Prestations sociales et COS - Offres de formations innovantes - Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.