Descriptif du poste:\n\nVous intégrerez notre équipe d'Executive Assistants, dirigée par Claire, Executive Assistant auprès du CEO. L'équipe accompagne les membres les plus expérimentés du Comité exécutif de Mirakl. Ensemble, vous veillerez à assurer un soutien opérationnel fluide, permettant à notre équipe dirigeante de se concentrer sur la croissance de Mirakl et son impact stratégique.\nL'équipe travaille également en étroite collaboration afin de partager les bonnes pratiques, d'apprendre les uns des autres et de piloter des projets visant à améliorer l'efficacité, notamment grâce à l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle.\n \nVos missions\nSupport exécutif, CRO et CMO\n* Coordonner et gérer de manière proactive les agendas professionnels des dirigeants : anticiper les conflits, arbitrer les priorités concurrentes et optimiser les agendas en prévoyant suffisamment de temps de battement.\n* Organiser les déplacements de bout en bout : vols, hôtels, transports terrestres, visas, et veiller à ce que toute la logistique soit mise en place suffisamment à l'avance.\n* Préparer et traiter, à la demande, les notes de frais des dirigeants, conformément aux politiques internes.\n* Rédiger, réviser et modifier des communications LinkedIn.\n* Traiter les informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion.\nSupport aux équipes Sales et Marketing\n* Organiser et coordonner les réunions d'équipe.\n* Gérer et coordonner des projets spécifiques en soutien aux équipes Sales et Marketing, par exemple : visites de clients au siège de Mirakl à Paris, déjeuners de team building.\n* Participer à la gestion des achats : créer les bons de commande, suivre les factures et collaborer avec l'équipe Finance afin de garantir leur traitement dans les délais.\n* Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice des équipes RH, Finance et IT pour le compte des deux départements, pour toute demande opérationnelle ou administrative : Lucca, TravelPerk, Expensya.\nPlanification et gestion d'événements\n* Prendre en charge la logistique de bout en bout d'un large éventail d'événements : Sales Kick-Off internes, QBR, Mirakl Makers Club et activités de team building.\n* Veiller à ce que toute la logistique liée aux déplacements, aux réunions organisées hors site et aux événements soit entièrement mise en place suffisamment en amont de chaque échéance.\n* Rechercher et négocier avec les lieux d'accueil, traiteurs, prestataires audiovisuels et autres fournisseurs ; gérer les budgets événementiels et suivre les dépenses.\n* Gérer les inscriptions des participants, les invitations, les confirmations de présence et les processus d'accueil sur site.\n* Coordonner la logistique des intervenants et des VIP : préparation des supports, répétitions et accompagnement sur site.\n \nOutils utilisés\n* Google Suite, Slack, Confluence, TravelPerk, Expensya, Dust\n \nLangues\n* Français et anglais courants, niveau C2 requis.\n \n\nProfil recherché:\n\nVotre profil\n* Une experience en tant qu'Executive Assistant, idéalement au sein d'une organisation internationale en forte croissance.\n* Expérience confirmée en planification et en gestion d'événements, depuis les séminaires d'équipe en petit comité jusqu'aux conférences de grande envergure.\n* Expérience pratique des plateformes de gestion des dépenses et des achats.\n \nCompétences\n* Très organisé(e), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle ainsi que des priorités qui évoluent rapidement, tout en gardant votre sang-froid.\n* Proactif(ve) et orienté(e) solutions, vous anticipez les besoins avant qu'ils ne deviennent des problèmes.\n* Discrétion irréprochable dans la gestion d'informations sensibles relatives à l'entreprise et aux collaborateurs.\n* Curiosité réelle pour les outils d'intelligence artificielle et volonté de les intégrer dans votre travail quotidien.\n* Excellent esprit de collaboration, vous êtes une véritable personne d'équipe qui contribue à faire progresser celles et ceux qui vous entourent.