Référence CSP: O010251/128001357 Seconder la cheffe de l'assistance de direction et palier à l'absence de l'agent d'accueil a) Assurer le secrétariat du service Assistance de direction 1/ Assurer les accueils physique et téléphonique du service Direction o Accueillir les personnes et identifier leur demande o Renseigner les personnes ou les orienter vers le bon interlocuteur o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques o Diffuser l'information (messagerie, téléphone, internet .) 2/ Gestion des agendas et rendez-vous du Directeur et de son adjoint o Prendre les rendez-vous o Organiser - les déplacements hors département. - les diverses réunions 3/ Suivi du courrier adressé aux Président du CA, au Directeur départemental et au Directeur départemental adjoint o Répondre aux demandes o Archiver les réponses 4/ Gestion du suivi des parapheurs soumis à la signature de M. le Président du conseil d'administration et de M. le Préfet 5/ Assistance au Directeur départemental et à son adjoint o Rechercher et mettre à disposition les documents sollicités o Mettre en forme et/ou rédiger des courriers et documents relatifs à l'administration générale 6/ Établir les recueils des actes administratifs du SDIS 7/ Organiser les manifestations et cérémonies o Coordonner les services RH, logistique, le responsable de la musique, le commandant des troupes et éventuellement les Maires des communes accueillantes et leurs Chefs de centre o Etablir les listes des récipiendaires o Communiquer aux différents intervenants le cérémonial rédigé par le commandant des troupes o Veiller à la bonne organisation logistique de la cérémonie et du vin d'honneur o Élaborer et diffuser les cartons d'invitation. b) Assurer l'accueil de l'état-major 1/ Gestion de l'accueil physique et téléphonique o Accueillir les personnes et identifier leur demande o Renseigner les personnes ou les orienter vers le service compétent o Réceptionner les appels téléphoniques et les transmettre vers le service demandé ou prendre des messages en cas d'absence ou d'indisponibilité 2/ Gestion du courrier o Ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier dans les casiers nominatifs c) Assurer la gestion du site internet et intranet 1/ Gérer le site internet et intranet du SDIS o Mise à jour du site internet et intranet (documents, offre d'emploi, calendrier, annuaire.)