RESPONSABILITÉS : Activités principales Assurer le secrétariat pédagogique et la gestion administrative de l'Ecole Doctorale 1 – Gestion administrative • Assurer au quotidien l'accueil (en présentiel, par téléphone et courriel) des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs démarches administratives • Gérer des tableaux bord sur des enquêtes relatives aux Doctorants et Docteurs (notamment enquêtes ministérielles) 2 – Gestion pédagogique • Gestion des candidatures pour l'inscription en Doctorat via le site de l'Ecole Doctorale (réception et vérification des dossiers) avant validation du Directeur de l'ED • Gestion des candidatures pour l'attribution des contrats doctoraux via le site de l'Ecole Doctorale, organisation des Commissions d'admission, organisation des auditions, communications résultats • Validation des inscriptions et des soutenances de thèse sur le logiciel ADUM • Gérer la validation des formations obligatoires suivies par les doctorants • Accompagner à l'insertion professionnelle des Docteurs Activités associées • Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité pour le suivi des dossiers des doctorants (inscriptions, soutenances) Activités annexes • Participer aux évènements de l'UFR (surveillances d'examens, élections ...) Positionnement hiérarchique Sous la responsabilité du Directeur de l'Ecole Doctorale en lien avec la scolarité et le comité scientifique. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances et savoirs : • Connaissance de l'environnement universitaire, de l'organisation administrative • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautique (Pack Office : Word, Excel et PowerPoint) • Connaissances des outils de gestion souhaitées (ADUM, APOGEE, SIFAC) • Qualité d'expression écrite et orale Savoir-faire : • Appliquer la réglementation et respecter les procédures • Savoir organiser et planifier ses activités • Savoir en référer à sa hiérarchie Savoir-être : • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions • Capacité d'adaptation • Dynamisme, réactivité, rigueur • Capacité à travailler en équipe - Disponibilité, conscience professionnelle Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social