Le poste Nous recherchons un(e) Chargé(e) de mission administrative pour piloter et fiabiliser l'ensemble des processus administratifs, RH, logistiques et financiers de l'entreprise. Poste transverse et polyvalent, à forte dimension opérationnelle, avec une dynamique projet importante : vous serez notamment moteur dans les chantiers de structuration des process et d'automatisation des outils (Notion, plateformes internes, digitalisation des flux), en lien avec les équipes concernées. Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse, autonome et à l'aise avec les outils numériques, capable de gérer un périmètre large tout en étant force de proposition sur l'amélioration continue des méthodes de travail. Vos missions 1. Ressources Administratives & Financières Comptabilité - Facturation client (100 % des factures envoyées mensuellement - Esabora) - Dépôt sur plateformes de marchés publics (Chorus / Ediflex) Trésorerie - Gestion des cautions intérim (demandes, GAPD, RG, suivi des levées, gestion des plafonds) - Relances clients / gestion des impayés : reporting, fichier de suivi, relances téléphoniques et écrites, mises en demeure via huissier, suivi Notion 2. Gestion des risques - Accréditations et conformité : registre et renouvellement des certifications (RGE, etc.) - Assurances : suivi des polices, des sinistres et des dossiers d'indemnisation (registres Notion, déclarations et suivi) 3. Assistanat commercial - Accueil et qualification des flux entrants, suivi des demandes clients (CRM prospect à jour) - Relances clients (devis) et suivi post-chantier - Gestion des dossiers d'appels d'offres publics : dépôt sur plateforme, gestion administrative, suivi des questions/négociations, renseignements sur les aides CEE - Suivi administratif général : mise à jour des documents légaux, gestion du courrier, mise à jour des bases Notion 4. Gestion de projets - Structuration & Automatisation (dimension clé du poste) - Contribution active aux projets d'amélioration des process internes du Groupe - Participation à la mise en place de nouveaux process et de nouveaux outils - Rôle moteur (sans nécessairement être chef de projet) dans les initiatives de digitalisation et d'automatisation des flux administratifs 5. Logistique, Matériel & Infrastructure Flotte véhicules - Planification et suivi de la maintenance - Tenue du registre des réparations (Notion) et rapports de suivi - Assignation des véhicules (Notion) - Paiement et suivi des contraventions - Mise à jour du tableau LOCAFLEET Achats & Stocks - Achats de matériel (IT, fournitures) et tenue de la liste du matériel référencé (Notion) - Achats de fournitures IT (Amazon) - Gestion des contrats fournisseurs (frais généraux) : registre (Notion), calendrier des échéances et alertes - Gestion des sous-traitants : registre à jour, contrats et contrats-cadres (YouSign), déclarations et agréments MOA/MOE - Suivi des stocks d'outillages et d'EPI : registre et commandes 6. Gestion des Ressources Humaines - Cycle de vie collaborateur et droit social : gestion des entrées/sorties de personnel - Remise des kits vêtements et EPI - Suivi des formations : demandes de remboursement et gestion des factures Constructys 7. Documentation - Gestion des archives physiques et numériques (mise à jour Dropbox)- Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent - Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multi-sites ou technique (BTP, industrie, services) - Excellente maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils collaboratifs (Notion, YouSign, plateformes de dématérialisation) - Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et discrétion - Esprit d'initiative et appétence pour l'amélioration continue des process et l'automatisation - Capacité à gérer des priorités multiples et à travailler en transversal avec plusieurs services (RH, commercial, comptabilité, technique)