Référence CSP: O006250/430000245 Sous l'autorité hiérarchique du Chargé de Mission, vos missions sont : - Gestion de l'agenda et du secrétariat de Monsieur le Maire ; - Protocole / Evènementiel ; - Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire. Missions Principales : * Gestion de l'agenda de Monsieur le Maire : - Gérer l'agenda du Maire en lien avec la Coordinatrice de Cabinet ; - Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la responsable pour les RDV découlant des doléances) ; - Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire : déplacements, réservations de salles, discours, etc ; - Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions ; - Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs sous le contrôle de la responsable ; - Suivi des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation), * Protocole / Evènementiel : - Transversalité avec l'ensemble des Services de la Commune afin de recenser et de connaitre le dérouler des manifestations organisées par la collectivité ; - Etablissement des listes des présents lors des évènements auxquels M le Maire participe ; - Sur demande du Maire, participation aux manifestations de la ville et aux évènements protocolaires en présence du Maire. * Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire : - Accueil physique et téléphonique ; - Accueil des rendez-vous du Maire ; - Réception du public du Cabinet du Maire ; - Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ; - Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire / et ou aux collaborateurs compétents, Transversalité avec l'ensemble des Services. * Missions Complémentaires : 1 - Secrétariat de M. Le Maire : - Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch et suivi des réponses A/R en cas d'absence de l'Assistante administrative ; - Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage) en cas d'absence de l'Assistante administrative Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet. 2 - Protocole / Evènementiel : - Envoi des invitations aux manifestations organisées par la ville de Beausoleil et gestion des réponses des présences des autorités ; - Organisation d'évènements en lien avec les compétences inhérentes au Cabinet du Maire. Contraintes spécifiques du poste : - Adaptabilité ; - Polyvalence ; - Disponibilité ; - Contraintes horaires : les horaires sont variables et peuvent changer selon les besoins du Maire et du Cabinet ; - Heures supplémentaires soirs et week-end ; - Horaires : Sur la base de 35 heures ; - du lundi au vendredi : 10h00-12h30 / 13h30-18h00 ou 13h00 - 20h00.