POSTE : Agent d'Accueil H/F DESCRIPTION : L'agent d'accueil est le premier point de contact de l'établissement. Il/elle assure un accueil physique et téléphonique de qualité, garantit la sécurité des personnes et des biens, et contribue au bon fonctionnement logistique et administratif de l'établissement, notamment par la gestion des réservations des véhicules de service et le suivi des entrées et sorties. MISSIONS ET ACTIVITÉS SPECIFIQUES 1. Accueil physique et téléphonique - Accueillir, informer et orienter les usagers, familles, visiteurs et partenaires extérieurs - Répondre aux appels téléphoniques et assurer la transmission des messages - Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, distribution) - Veiller à la bonne image de l'établissement par un accueil professionnel et bienveillant 2. Gestion des entrées et sorties - Procéder à l'ouverture du portail et veiller à la sécurité lors de la fermeture - Tenir à jour le registre des personnes entrantes et sortantes (visiteurs, prestataires, intervenants extérieurs) - Vérifier les autorisations d'accès selon les procédures en vigueur - Signaler toute situation inhabituelle ou à risque à la hiérarchie - Participer à l'arrivée de nouveaux salariés en lien avec l'assistant RH ; délivrer les badges, remettre le livret d'intégration et la fiche de remise du matériel puis contacter le responsable 3. Surveillance et sécurité - Assurer la surveillance des abords de l'établissement via les caméras extérieures, dans le respect de la réglementation en vigueur - Alerter la direction ou les services compétents en cas d'incident ou de comportement suspect - Appliquer les consignes de sécurité et les procédures d'urgence 4. Gestion des véhicules de service - Gérer le planning et les réservations des véhicules de service - Vérifier la disponibilité des véhicules et le respect des règles d'utilisation - Assurer le suivi des clés, carnets de bord et documents des véhicules - Signaler tout incident, dysfonctionnement ou sinistre lié aux véhicules - Assurer un suivi et le renouvellement des cartes de stationnement des véhicules - Assurer un suivi et le renouvellement de l'entretien des véhicules en lien avec les prestataires de proximité (nettoyage) - Réceptionner les contraventions et faire le lien avec le responsable concerné par le service 5. Soutien administratif et logistique - Réaliser une veille sur les tableaux de présence afin de faire le lien avec Vitalrest sur la commande des repas du personnel et résident, tous les mercredis - Réaliser des attestations de présence - Se saisir du logiciel de transmission, et mettre à jour les dossiers usagers le cas échéant - Être vigilant lors des départs résidents, se mettre en lien avec les familles/transporteurs en cas de difficulté, faire le lien avec l'astreinte - Participer à la coordination avec les services internes pour fluidifier l'organisation quotidienne - Contribuer au bon fonctionnement général de l'établissement - Assurer une communication auprès des professionnels et des familles - Assurer un back up à l'assistant RH lors des périodes de congé - Temps de travail: 9h-17h - Restauration collective - Mutuelle PROFIL : PRÉ REQUIS Formation : Niveau Bac ou équivalent. Compétences techniques - Maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, messagerie) - Utilisation de logiciels de réservation ou de registres informatisés appréciée - Connaissance des règles d'accueil, de sécurité et de confidentialité Compétences comportementales - Sens de l'accueil, courtoisie et diplomatie - Discrétion et respect de la confidentialité - Rigueur et sens de l'organisation - Réactivité et capacité à gérer les situations imprévues - Bon relationnel et capacité à travailler en équipe LES TECHNIQUES, OUTILS ET METHODES A MAITRISER - Outils bureautiques : Teams, Outlook, Livia, Rosace - Logiciels : Excel, Word