POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : L'Assistant.e administratif.ve accueille, renseigne et oriente les usagers vers le bon service et/ou la bonne personne. Il/Elle effectue diverses tâches administratives complémentaires en lien avec le poste, notamment : Accueil physique et téléphonique - Accueil téléphonique - Accueil physique des intervenants extérieurs Gestion des services généraux - Collecte des besoins auprès des collaborateurs du site - Gestion des devis et des commandes - Gestion de tous les contrats de maintenance, entretien, surveillance des locaux, équipements, ou de tout autre contrat conclu avec un prestataire extérieur - Gestion et suivi du matériel remis au salarié (téléphone, ordinateur, badge, véhicule) Gestion administrative - Saisie des courriers - Préparation des dossiers, plaquettes, supports de réunion et comptes-rendus - Classement et archivage - Gestion des tâches administratives (registre des visiteurs) - Rapprochement des factures fournisseurs aux réceptions de marchandises - Support au service RH dans la planification des formations - Affranchissement du courrier (prioritaire, RAR, colis) Organisation des plannings et déplacements - Tenue, mise à jour et partage des agendas sur Outlook - Organisation des rendez-vous et des déplacements (billets d'avion, réservation hôtel, taxi) - Organisation des réunions et conférences téléphoniques Autres missions - Participer à la rédaction des contrats cadres et aux rendez-vous de négociation - Accompagner les filiales dans le déploiement de la stratégie en lien avec le service achats - Rechercher, analyser et formaliser des données de veille de marché et concurrentielle (produits, fournisseurs, clients, prospects) et leurs évolutions - Effectuer toute autre tâche relevant de son domaine d'activité, suivant les demandes de sa hiérarchie PROFIL : Si vous êtes à l'aise avec les missions du poste, Vous avez un bon relationnel et avez le sens du service, Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre discrétion, Vous maitrisez le Pack Office pour la bonne gestion de vos tâches administrative, Vous savez faire preuve d'autonomie dans vos tâches et savez gérer les priorités, Alors REJOIGNEZ-NOUS chez HPS !