L'assistant de service assure la responsabilité du secrétariat du service et celui du chef du service y compris pour la correspondance à caractère confidentiel et assiste le chef de service pour la gestion administrative des dossiers. - Conçoit l'organisation du secrétariat et assure son fonctionnement   - Reçoit et filtre les communications téléphoniques   - Rédige des courriers et documents administratifs, y compris pour le secrétariat du chef de service   - Traite et exploite une partie des informations du service (courrier, affaires spécifiques)   - Classe et met à jour les procédures, gère l'archivage des documents produits par le service   Technique : - Maîtriser les techniques de la bureautique (suite Office, outils collaboratifs Teams, Klaxoon, Adobe Acrobat) - Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs - Posséder une bonne capacité rédactionnelle et orthographique - Bien connaître les missions et les dossiers en cours du service - Planifier et organiser son travail et proposer si nécessaire, des procédures nouvelles.   Relationnel : - Savoir proposer des solutions et anticiper les demandes - Être réactif - Faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité - Posséder le sens du contact - Mettre en place des outils pour garder la mémoire des évènements et des personnes relatives à l'activité du service   Connaissances : - Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'Institution et des relations avec les partenaires externes   Niveau de formation générale ou titre professionnel requis : Niveau III - Baccalauréat à Bac+2 (BTS Secrétariat de direction ou équivalent) - Formations réglementaires liées à la prévention du risque incendie - Disponibilité pour des déplacements ou en cas d'horaires exceptionnels