[76026] CH Bagnols sur Cèze Au sein de l'IFMS, vous participez au bon fonctionnement administratif et logistique de l'institut. Vos missions s'articulent autour de deux axes majeurs : - Administratif et budgétaire - Relationnel L'activité dépend directement : -des missions et objectifs de développement de l'IFMS, -de l'activité de l'équipe enseignante, -du nombre d'étudiants et de candidats, -des prises en charge financières. Elle fluctue selon les travaux institutionnels (instances, bilans, statistiques, gouvernance.). Activités principales 1. Fonction secrétariat -Accueil des visiteurs, vacataires, candidats et étudiants. -Suivi administratif complet des étudiants. -Gestion des appels téléphoniques, courrier, classement, archivage, reproduction. -Rédaction de courriers courants. -Participation aux instances de gouvernance : prise de notes, comptes rendus, envoi aux participants. -Transmission d'informations dans le strict respect de la confidentialité. 2. Fonctions spécifiques Sélection IDE -Gestion des dossiers d'inscription. -Envoi des convocations aux écrits/oraux. -Organisation des épreuves orales avec les formateurs jurys. -Suivi des listes (principale, complémentaire, non admis), affichage des résultats et envoi des courriers. -Réalisation des résultats et statistiques pour les instances. Suivi des étudiants -Mise à jour des listes IDE. -Suivi sur Formeis et suivi des cohortes. -Suivi des prises en charge financières. -Création des dossiers 1re année sur HEXTANT (badge, paye, restauration). Diplomation -Préparation des dossiers et envoi à la DREETS. -Information et remise des diplômes. Intégrations -Examen des demandes d'intégration (transfert d'autres IFMS). Appui à la Directrice -Contribution au budget prévisionnel. -Création/optimisation d'outils de suivi budgétaire. -Participation à la démarche qualité. Connaissances requises -Maîtrise Word, Excel, Formeis, SOLSTISS, KAIROS, bourses régionales, HEXTANT. -Législation liée aux formations paramédicales (référentiel infirmier 2026). -Gestion des déclarations d'accidents du travail des étudiants. Qualités professionnelles attendues -Excellentes compétences de communication écrite et orale. -Confidentialité, respect du secret professionnel. -Organisation, gestion des priorités, anticipation. -Capacité d'adaptation, de négociation et de positionnement. -Esprit d'équipe, capacité à maintenir un bon climat de travail (bureau partagé). -Sens des responsabilités, autonomie, initiative et innovation. -Respect des règles institutionnelles. Contribution aux objectifs de l'IFMS -Participer au développement de l'image et de la notoriété de l'institut. -Contribuer à l'efficacité des réseaux d'information et de communication internes et externes. -Temps de travail : 80%, du mardi au vendredi -Rémunération : selon grille indiciaire -Avantages : RTT et congés annuels Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : ou bien au . Description du profil recherché: Envie de mettre vos compétences administratives au service de la formation en santé ? Rejoignez notre établissement à taille humaine, au coeur d'un territoire attractif, où proximité, confiance et reconnaissance font partie de nos valeurs. Ce poste de Secrétaire Administrative (H/F) est fait pour vous ! Horaires : Horaires normaux