POSTE : Secrétaire Administratif H/F DESCRIPTION : Le secrétaire administratif assure la gestion administrative courante du service auprès des cadres du service en central Accueil physique téléphonique : Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages Recevoir et diffuser les courriers/mails et les informations Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les cadres du territoire Organisation, planification Organiser les agendas des cadres du service et prendre les rendez-vous en fonction des priorités (en soutien de l'assistante administrative) Rappeler les informations importantes, transmettre les messages Organiser et suivre les réunions de service, rédiger les comptes rendus Gérer les mails et documents des cadres du service (en soutien de l'assistante administrative) Secrétariat Gestion de la boîte mails partagée SSD en lien avec la deuxième secrétaire Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, rapports, PowerPoint) Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, mettre en forme, corriger divers documents Recueillir des informations pour la préparation de dossier Renseigner les tableaux de suivi Assurer le traitement du courrier et des parapheurs (arrivée/départ) en version papier et dématérialisé (Elise) Suivi des projets et activités du service Participer aux projets de service : soutien à l'animation, conception et rédaction de supports Apporter un soutien administratif dans les projets transversaux que porte le service Participer à la communication du service et collaborer à la mise à jour des divers canaux de communication en lien avec l'Assistante administrative du service (Site internet/intranet, VO Solidarités, cartes interactives) Assurer le suivi des délais et effectuer les relances nécessaires des notes, rapports, demandes d'information et d'indicateurs Suivre les dossiers du service en lien avec la deuxième secrétaire administrative (dispatching des dossiers : Dalo, Ccapex, Stagiaires, Vulnérabilité, Mise à l'abri selon une organisation par thématique) Contribuer à l'activité liée à SOLIS Veiller au maintien de la gestion de l'arborescence de service Contribuer à la continuité du service public Ponctuellement : Assurer le remplacement de l'assistante administrative de service SSD Assurer le remplacement des secrétaires de direction et des autres services de la direction Poste ouvert aux adjoints administratifs PROFIL : Sens de l'organisation Dynamisme et prise d'initiative Capacité à gérer les urgences Discrétion et sens de la confidentialité Bon relationnel Maitriser des outils bureautiques Prendre des notes, formuler et rédiger Avoir le sens de l'organisation, de la méthode et rigueur professionnelle Etre capable d'analyse et de réflexion Recevoir, filtrer, orienter, prendre des messages Connaissances : L'organisation de la collectivité Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)