Référence CSP: O007251/126000109 Placé au cœur de la vie municipale, ce poste assure un soutien administratif et logistique aux élus autres que le Maire. Son action s’étend à la communication notamment externe, sous la direction de la chef de ce service. Cabinet des élus (autres que le Maire) : - Soutien administratif et logistique de l’équipe municipale : Prise de RDV, réservations de salles, suivi des demandes, rédaction et mise en forme de courriers, suivi des parapheurs, … - Préparation de RDV des élus et de leur présence dans les manifestations ou associations : Informer les interlocuteurs de leur présence, demande d’éléments aux services, récupération de différentes informations, organisations de leurs déplacements. - Diffusion des informations importantes aux élus : articles de presse du jour, informations sur les réunions, représentation dans les manifestations, … - Gestion du planning des astreintes des élus une fois par trimestre. - Organisation des permanences des élus du samedi matin (installation de la salle, signalétique, suivi du cahier…) - Gestion du logiciel courrier (enregistrement, suivi des réponses, …) - Soutien au secrétariat de Sporteil Jeunes. Communication - Suivi et actualisation des différents supports de communication : Site internet, agenda du site, agenda des élus, Intramuros, agenda annuel municipal, … - Suivi de la boite mail Communication : Rédaction des accusés de réception, réponse aux mails, envoi des informations à la population, transfert des informations clés en interne, etc… - Gestion de l’envoi des invitations, informations sur les différentes manifestations. - Gestion des bases de données et des répertoires / Protocole. - Relations avec le graphiste pour le magazine municipal. - Conception et/ou réalisation de documents de formes et de contenus divers, diffusion des produits de communication. Missions transversales Cabinet-Communication - Secrétariat téléphonique et accueil physique du service Communication-Cabinet : RDV, réunions des élus, orientation de personnes dans le service. - Suivi et organisation des apéritifs et gestion des stocks. - Bons de commande des deux services et suivi des achats. - Mise en place d’un tableau de suivi annuel des achats. - Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques. - Suivi des projets et activités des deux directions. - Prioriser la gestion quotidienne des activités. Lieu de travail : • Hôtel de ville Horaire de travail : • Lundi : 08H00-12H00 et 13H30-18H00 • Mardi au vendredi : 08H00-12H00 et 13H30-17H