POSTE : Gestionnaire Copropriété H/F DESCRIPTION : FONCTIONS DIRECTEUR DE PATRIMOINES IMMOBILIERS : GESTION DES COPROPRIÉTÉS ET DES COPROPRIÉTAIRES ? Ne pas se mettre en infraction avec la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et à l'article 29 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015. ? Conserver sa position de mandataire du syndicat de copropriété. ? Respecter les règlements de copropriété. ? Récupérer les dossiers des nouvelles copropriétés et assister le contrôleur de gestion d'actifs immobilier pour la préparation de dossiers des immeubles sortants. ? Veiller au respect des parties communes. ? Travailler en étroite collaboration avec le conseil syndical de la copropriété. ? Assurer les rendez-vous avec les copropriétaires. ? Rédiger les comptes rendus de rendez-vous. ? Visiter régulièrement les immeubles. ? Participer aux rendez-vous d'expertise ? Constituer et adresser à l'avocat le dossier pour la procédure judiciaire. ? Valider l'assignation et les conclusions proposées par l'avocat. ? Suivre les dossiers de procédure. ? Présenter des solutions et suggérer une médiation en cas de litige ? Représenter les immeubles en conciliation ou médiation. ? Étudier la vente de parties communes et la soumettre au CS. ? Optimiser la rentabilité de l'immeuble. ? Suivre les retards de paiement en coordination avec le service contentieux. ? Inciter les clients à opter pour le prélèvement ou le e-paiement et utiliser l'extranet. ? Facturer les prestations complémentaires. ? Présenter aux clients les services particuliers et complémentaires de la société. ? Présenter notre candidature comme nouveau syndic. RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS -TRAVAUX - SUIVI DES CONTRATS ? Rencontrer les artisans, fournisseurs et les prestataires. ? Attirer l'attention des fournisseurs sur l'adresse mail dédiée aux factures. ? Respecter le choix des intervenants préconisés par le Cabinet. ? Contrôler le respect des engagements des fournisseurs. ? Conserver sa position de maîtrise d'ouvrage. ? Lancer des appels d'offres. ? Étudier les plans pluriannuels de travaux spécifiques à chaque immeuble. ? Choisir le bon prestataire pour le suivi des travaux. ? Participer à l'élaboration du cahier des charges de travaux. ? Étudier et proposer des solutions de financements des travaux. ? Élaborer les budgets des travaux incluant tous les intervenants et assurances obligatoires. ? Vérifier et valider les factures liées aux travaux et projets votés en AG. ? Contrôler les surfaces, les puissances ou autres bases retenues par les fournisseurs dans les contrats et les factures. ? Résilier, négocier et signer les contrats. ? Souscrire les contrats d'assurances MRI, PJ, D.O et autres. ? Veiller au paiement des primes d'assurance. ? Veiller à l'enregistrement des contrats dans le carnet d'entretien. ? Contrôler régulièrement la solvabilité et les capacités des fournisseurs. ? Avertir la direction en cas d'agissements irréguliers d'un fournisseur. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ? Respecter la nomes du contrat de syndic de trois ans. ? Organiser si nécessaire une préparation de l'ag. ? Pré-définir les plannings et le lieu des ag. ? Participer à l'élaboration des budgets des immeubles. ? Respecter scrupuleusement la bibliothèque des résolutions. ? Solliciter la direction pour obtenir la validation juridique d'une résolution spécifique. ? Valider les ordres du jour émis par le service comptable. ? Apprécier les demandes d'ordre du jour de copropriété. ? Convoquer les AG si possible durant les heures de réception des clients. ? Valider les dossiers de convocation d'ag. ? Contrôler la régularité des pouvoirs et faire signer la feuille de présence. ? Participer aux AG en qualité de secrétaire, ? S'assurer du bon déroulement de l'ag. ? Transmettre le dossier d'AG à son assistance pour traitement du suivi. ? Mettre en oeuvre les décisions d'ag. ? Faire signer le contrat de syndic. ? Faire signer le PV dans la mesure du possible en fin d'ag. ? Contrôler les fiches de liaison avant diffusion au comptable. RESSOURCES HUMAINES ? Recruter et encadrer le personnel, gardiens concierges - employés d'immeuble. ? Définir les tâches, élaborer le contrat de travail. ? Étudier le remplacement des gardiens concierges - employés d'immeuble pour les petits immeubles. ? Faire le nécessaire en cas d'embauche ou de débauche. ? Veiller au respect des visites médicales obligatoires. ? Assurer les remplacements