Préparation de l'année scolaire * Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études * Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte * Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique.) * Gérer les contraintes de cours communs et d'électifs : cours d'anglais, d'informatique, électifs. - * Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs * Alerter en amont des goulots étranglement sur un site * Veiller avant chaque rentrée à l'adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes * Vérifier avant chaque rentrée à l'adéquation entre le nombre de salles d'un site et le nombre de groupes prévus * Planifier les examens * Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning * Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes Gestion quotidienne * Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes * Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés * Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l'état d'occupation quotidien des salles * Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants * Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous » * Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants * Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning * Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser * Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques Critères de performance : * Respect des délais d'élaboration des emplois du temps * Emplois du temps équilibrés et satisfaisants pour les étudiants * Optimisation du taux d'occupation des salles * Bonne adéquation entre la taille des groupes et la taille des salles * Rapidité dans la transmission des modifications d'emplois du temps * Bon positionnement des cours communs et électifs * Respect des contraintes matérielles des intervenants chargés de planning des autres sites QUALITES * Sens aigu de l'organisation * Rigueur * Réactivité * Qualités relationnelles * Savoir hiérarchiser les intervenants à contacter en fonction de leurs volumes horaires, de leurs contraintes * Excellent relationnel PROFIL Bac+2/3 en gestion ou logistique, ou 2 ans d'expérience dans un poste avec des missions similaires Pas de Télétravail Contrat de 39h en CDD (durée 4 mois). #SkolaeProvince