RESPONSABILITÉS : Mission principale : -Assurer l'accueil physique et téléphonique de tous les usagers -Prendre les rendez-vous pour le Directeur Administratif et le Doyen -Tenir à jour le planning du Directeur Administratif -Enregistrer le courrier interne et externe reçu et le ventiler dans les différents services -Assurer l'enregistrement et la diffusion des différents courriers -Préparer les différents déplacements du Directeur Administratif et du Doyen -Préparer, diffuser les convocations et documents relatifs au Conseil d'UFR -Saisir les habilitations pour les accès au campus -Classer et archiver les documents -Assurer la transmission et la réception des documents dans le cadre de la campagne des primes et indemnités annuelles Activités : -Relations avec les entreprises et organismes extérieurs -Savoir palier à l'absence des personnels dans d'autres services -Faire des mailings à partir des listes établies et mises à jour -Tenir à jour le listing des pharmaciens de la région Occitanie, afin de les contacter pour la collecte de la taxe d'apprentissage -Collaborer avec le secrétariat du Doyen pour l'organisation des cérémonies officielles -Vérification et transmission des conventions de stages des collégiens, lycéens ... au service de la DFE *Activités secondaires -Appui au service de scolarité en périodes d'examens et d'inscriptions -Appui à la gestionnaire du DEUST pour suivi des inscriptions et lien avec les CFA partenaires -Assurer l'astreinte liée aux différents examens et concours, faire le lien avec les enseignants -Coordonner toutes les manifestations au sein de l'UFR Spécificités / Contraintes du poste : Surcharge de travail pendant les périodes de pointes PROFIL RECHERCHÉ : Savoir : Connaitre le fonctionnement de l'Université Montpellier et de l'UFR ( enseignement et recherche ) Savoir-faire : -Savoir mettre en pratique les techniques de rédaction et de mise en page d'un courrier -Savoir consulter, modifier, placer un rendez-vous ou une réunion sur l'agenda -Savoir utiliser l'environnement bureautique (Word et Excel notamment) -Savoir travailler en collaboration -Savoir prendre des initiatives -Savoir classer et archiver Savoir-être : -Savoir respecter la confidentialité -Savoir s'adapter au comportement des usagers -Savoir être réactif et disponible -Savoir être polyvalent -Savoir s'adapter à différentes situations -Savoir établir un sentiment de confiance -Savoir être à l'écoute des différents publics -Savoir être organisé Pourquoi nous rejoindre? Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif. > Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes > Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45) > Temps de travail aménageable > Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM) > Restauration collective > Aide et prestations sociales > Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville > Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université > Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité Informations complémentaires : Rémunération : 1920€ brut mensuel, dont 100€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime) Prise de poste : Décembre Type de contrat : CDD de catégorie C Durée du contrat : 12 mois Clôture des candidatures : 21/11/2024