Référence CSP: O067240/628001675 Missions de la Direction / du service / du pôle La Direction des Assemblées assure la gestion statutaire des Conseillers Régionaux et membres du CESER et organise le fonctionnement des assemblées régionales (Séance plénière du Conseil Régional, Commission permanente, Commissions thématiques). Missions du poste Le coordinateur secrétariat et assistance assure, en lien avec le chef du service Fonctionnement des Assemblées, la coordination des activités des assistantes des élus de l'Exécutif. En outre, il assure le secrétariat des Vice-Présidents, Présidents de Commission et Conseillers Régionaux délégués et les assiste en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Activités - En lien avec le chef de service, coordonner et animer fonctionnellement l'activité des assistantes des élus de l'Exécutif - Proposer des procédures et des outils permettant la continuité de service et d'assistance aux élus - Participer à la descente et remontée d'information pour assurer la meilleure efficience de l'équipe - Gérer l'agenda et des déplacements des élus concernés - Assurer l'accueil physique et téléphonique (renseigner les interlocuteurs, prendre des messages, orienter et filtrer les demandes) - Organiser des réunions, gérer l'intendance des rendez-vous des élus - Rédiger des notes d'appels à destination des élus ou des Directions - Gérer les courriers et suivre les réponses aux sollicitations en lien avec les Directions ; - Préparer des dossiers ou documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements des élus, en lien avec les Directions - Rédiger de documents divers et accusés de réception, saisie et envoi de courriers, réponse aux invitations - Veiller au bon classement et archivage des documents Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) Sous la hiérarchie du chef de service Fonctionnement des Assemblées Relations fonctionnelles avec les agents du service, les élus, le Cabinet du Président et les Directions. Avantages : Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence) Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration) Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement) Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel) Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site