Référence CSP: O070241/022000511 Gestion des affaires courantes et organisation de l'agenda du Président Missions principales : ? COURRIER DU PRÉSIDENT Gestion et logistique du courrier avant et après retour du Président Assurer le suivi et le traitement (extérieurs et internes) ? ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE Prise en charge et gestion des appels téléphoniques (information au Président, réponses aux interlocuteurs, rappels, suivi) ? INVITATIONS Assurer la gestion des invitations (réponse, enregistrement agenda, gérer les besoins : discours, note aux services, chauffeurs, gerbes, cadeaux) ? GESTION DE L'AGENDA DU PRÉSIDENT Mise à jour quotidienne, édition hebdomadaire et préparation des dossiers pour chaque manifestation Procédure agenda du week-end et des 4 semaines Organisation des rendez-vous (proposition, validation, confirmation) Réservation de salles ou visio ? ORGANISATION DES DÉPLACEMENTS Prévoir chauffeur ou train (billets à réserver) ou autre moyen de transport Réservation d'hôtels si nécessaire Préparation de documents ? MANIFESTATIONS ANNUELLES V½ux du Président (préparation de la liste des invités, gestion des réponses, gestion des entrées) Séance du Rapport de l'Activité des Services de l'Etat (organisation du repas) Réunion des acteurs du BTP (gestion des invitations, organisation du diner) Congrès ADF (gestion des inscriptions, réservations d'hôtels, organisation du déplacement) Réunion du Président (AD Rioz ...) ? MANIFESTATIONS PONCTUELLES Tour de France (gestion des invités), réunion cantonale, manifestations diverses (signatures contrat PACT 2, vernissage exposition Musée ou Archives, inauguration des infrastructures départementales... ? FICHIER UNIQUE Veille quotidienne du fichier « contact » (liste de 3500 noms) ? TRAVAIL EN ÉQUIPE AVEC LE SERVICE COMMUNICATION, LA DIRECTION GÉNÉRALE, LA DIRECTRICE DE CABINET ? TRAVAIL DE RECOLLEMENT DES INFORMATIONS