POSTE : Assistant de Gestion H/F DESCRIPTION : EFFIPRO Intérim est une agence d'emploi familiale, indépendante basée à Lyon 7 et spécialisée dans les métiers du BTP : Bâtiment, des Travaux publics et Espaces verts. L'équipe de notre agence de travail temporaire effectue un accompagnement personnalisé des candidats dans le processus de recrutement et propose des formations adaptées pour leur montée en compétences. Rejoignez-nous dès maintenant ! EFFIPRO intérim, agence indépendante spécialisée dans le gros et second oeuvre recherche un(e) Assistant(e) de Gestion H/F sur Lyon pour une prise de poste dès que possible en intérim Vous souhaitez travailler dans une PME dynamique en pleine expansion dans le secteur du bâtiment Vous souhaitez évoluer dans le domaine du BTP et développer vos connaissances ! Rejoignez-nous ! Vos missions : A/ LOGISTIQUE 1/ Geson du planning des intervenons - Enregistrement des interventions dans planning OUTLOOK + application SOLITECH - Prise de RDV avec locataires ou chargés de secteur si inter en parties communes - Confirmaon de la prise de RDV avec chargés de secteurs - Demandes éléments complémentaires (coordonnées locataires du dessus / dessous, moyens d'accès en toiture.) - Préparation du planning quotidiens des techniciens (sortir les fiches d'interventions qui sont dans le parapheur) - Vérification des accès (nacelle / grande échelle) - Confirmation de RDV si grosse intervention quelques jours avant l'intervention - Dépôt du planning quotidien dans la cuisine par équipe et par jour 2/ Emission rapports d'interventions - Saisie et / ou correction du rapport émis par les techniciens (correction fautes d'orthographes, syntaxe) - Vérification des éléments saisie (métrés, type de recherche de fuite, accès) - Enregistrement dans dossier - Envoi des éléments aux chargés de secteurs 3/ Réservation de nacelle - Prise de contact avec nos différents fournisseurs en fonction du besoin (nacelle 20m, 25 m, ciseaux, télescopiques) - Réception des devis et validation avec contrôle avec conducteur de travaux au préalable 4/ Commande matériel - Commande de matériaux de type fenêtre de toit, skydome, capot, tuiles auprès de nos fournisseurs tels que MARA, POINT P, ASTURIENNE, DISPANO, PROLIANS. - Validaon de la commande avec conducteur de travaux ou technicien en charge de l'affaire 5/ Gestion rotation benne - Prise de RDV avec prestaire pour rotaon de la benne DIB dans nos locaux - Prise de RDV pour mise en place ou enlèvement benne sur chantiers Mise à jour le 25/05/2023 B/ COMPTABILITE 1/ Gestion des notes de frais - Récupération des tickets de CB des cartes pro de chaque équipe + Dirigeant chaque semaine - Pointage sur relevés de cartes du relevé de compte PRO - Envoi pointage + pièces justificatives CB à COMPTALYS + envoi sur adresse générique AVANT le 15 du mois 2/ Gestion facturation interventions et devis - Enregistrement de l'intervention dans tableau de suivi annuel - Saisie de la facture + devis dans logiciel SAGE - Envoi de la facture + devis par email aux chargés de secteur - Envoi de la facture aux adresses génériques en fonction du client ou plateforme CHORUS et FREEDZ - Archivage du devis dans classeur client - Relances factures mensuelles - Relances devis 2 à 3 fois par an C/ ADMINISTRATIF 1/ Support de l'Assistante de direction / Responsable du bureau - Rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) - Préparation, suivi et archivage de dossiers administratifs - Réception et transferts des appels téléphoniques - Creation de fiches de postes D/ FINANCES 1/ Geston des appels d'offres - Veille informationnelle des appels d'offres sur les sites AWS MARCHES PUBLICS DEMATIS - Retrait des dossiers de soumission - Réponse aux AO avec envoi des proposions commerciales, mémoires techniques, BPU 2/ Notficaton de marché - Enregistrement du BPU dans CIEL - Participation aux réunions de présentayon de marchés et points annuels - Révision des prix à date anniversaire avec barème INSEE EFFIPRO Intérim propose pour ses salariés de nombreux avantages : - Une majoration de votre salaire brut de 20% (10% IFM - 10% Congés payés) - Un Compte Epargne Temps (CET) 10% brut, somme non bloqué - Un accès privé et dématérialisé pour tous vos documents (fiche de paie, contrat) - Propose le 1% patronal pour tous les intérimaires