Mission : Le/la gestionnaire assure une mission d'assistanat de proximité polyvalente, à l'interface entre les scientifiques et les services. Il/elle facilite le fonctionnement de l'axe et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, de la communication et de l'évènementiel dans un contexte international. Il/elle assure ses missions auprès de tous les membres de l'axe de recherche et sous l'autorité hiérarchique des chercheurs permanents de l'axe MDQ. Activités : Principales activités 1. Gestion des budgets d'équipement scientifique des équipes de l'axe MDQ - Veille sur l'exécution budgétaire et analyse des données de suivi financier, - Préparation de bons de commandes (utilisation des logiciels de gestion du CNRS, ENS, Sorbonne Université et Université Paris Cité, PSL. ) - Suivi de la commande avec les fournisseurs (respect des délais de livraison) - Contact avec les services financiers du LPENS pour confirmer les livraisons/services faits - Vérification que les paiements sont effectués - Contact avec les fournisseurs en France et à l'étranger. Spécificité : grand nombre de commandes à prévoir, besoin de se former à différents outils de gestion auprès des services du LPENS. Contacts à l'étranger (en anglais). 2. Préparation des missions des personnels de l'axe, organisation d'évènements - Organisation et suivi des missions, contrôle des fiches retour et justificatifs - Commande des billets de train et d'avion, réservation d'hôtels - Réservation de salles, services traiteur ou restaurant si besoin 3. Soutien administratif - Aide au reporting 4. Communication de l'axe - Être un relai au sein de l'axe de la communication interne et externe. - Maintien site web (uploader des photos et CV des nouveaux arrivants, les publications du groupe…) - Communication sur les réseaux sociaux - 5. Participation à la vie de l'axe à l'ENS - Réservation de salles pour les réunions - Mise en place des visioconférences - Organisation d'évènements sociaux Cette liste de tâches n'est pas exhaustive. Le gestionnaire pourra être amené à travailler sur d'autres aspects en fonction des besoins de l'axe.