POSTE : Assistant pour le Directeur Général des Services H/F DESCRIPTION : Cadre d'emplois des Rédacteurs (catégorie B) - à temps complet Rémunération statutaire + régime indemnitaire (Groupe de fonction RIFSEEP : B3) Au sein de la Direction Générale des Services, et dans le cadre d'un travail en binôme, vous assurerez les missions suivantes : Assistance directe du Directeur Général des Services: - Assurer la gestion proactive de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, organisation des éventuels déplacements, préparation de dossiers en amont des réunions, gestion des priorités et des urgences. - Assurer l'accueil physique et téléphonique : réception, traitement et diffusion de l'information (appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l'information). - Gérer et actualiser les fichiers contacts. - Réaliser et mettre en forme les documents. - Assurer l'interface avec les assistantes du Cabinet du Maire/Président, les différentes directions et les organismes extérieurs. Gestion administrative et suivi des dossiers: - Recevoir, trier et enregistrer le courrier quotidiennement sur le logiciel Zeendoc. - Assurer la gestion dématérialisée des réservations de salles et des congés. - Gérer les boites mails du DGS et de la Communauté d'Agglomération : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction. - Classer et archiver les dossiers. - Vérifier les circuits de signature et les parapheurs. - Assurer le suivi des décisions du Maire et du Président ainsi que les délégations de signatures. Suivi administratif et organisation des séances des conseils municipaux: - Assurer l'interface entre le DGS et les services : centralisation des projets de délibération, relance des services en garantissant le respect des délais, vérification des circuits de validation. - Pré-relecture et vérification des projets de délibération et des pièces annexes, puis établissement de l'ordre du jour, avant transmission au DGS. - Mettre en forme les délibérations, réaliser les diffusions dématérialisées au contrôle de légalité et transmettre les délibérations auprès des services et des administrations. - Envoyer les convocations dans les délais règlementaires. - Gérer et contrôler l'affichage des délibérations, en assurer l'archivage structuré. - Assurer la prise de note et la rédaction des procès-verbaux des conseils municipaux. - Suivre et mettre à jour les registres des conseils municipaux ainsi que les désignations aux commissions et organismes. - Assurer le suivi des conventions. Suivi des conseils communautaires: - Assurer la prise de note et la rédaction des procès-verbaux des conseils communautaires. - Suivre et mettre à jour les registres des conseils communautaires et les désignations aux commissions et organismes. À titre ponctuel : - Organiser les rendez-vous et réunions du Directeur Grands Projets. PROFIL : - Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine administratif et/ou justifiant d'une expérience équivalente. - Maitriser l'outil informatique et les techniques bureautiques. - Maîtriser les techniques de prise de note. - Posséder des connaissances juridiques relatives au fonctionnement des collectivités locales. - Faire preuve d'une grande aisance relationnelle et rédactionnelle. - Être rigoureux, organisé et force de proposition. - Savoir faire preuve de discrétion. - Posséder une bonne gestion de l'urgence. - Avoir une appétence pour les nouvelles technologies. - Disponibilité pour les réunions de fin de journée Poste éligible au télétravail. Candidatures (lettre de motivation + CV) à transmettre à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération Ref: wykybp2swm