RESPONSABILITÉS : MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES : L'adjoint en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. L'agent assure la gestion administrative et financière du CEFOS (Centre d'exploration Fonctionnelle Scientifique). - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines). - Retranscrire des informations orales à l'écrit. - Organiser et alimenter des bases de données, des tableaux de bord. - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ) - les reproduire et les diffuser - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier. - Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés. - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité. - Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité. - Traiter des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité juridique, administrative et financière. - Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, - Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques, - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes. - Gestion des stocks, des congés, gardes, plannings. - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure. - Gérer le budget et suivre son exécution, collecter et contrôler les pièces justificatives aux opérations de gestion. - Établir les facturations de prestations. - Gérer les missions. - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes. - Assurer et suivre les contrats de maintenance du parc de matériel et des installations. - Classer et archiver les documents et informations, - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, - Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine financier et en expérimentation animale, - Administrateur du logiciel de gestion propre au service Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la Directrice du CEFOS PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES REQUISES : Compétences principales : - Notions de base des techniques de communication orale et écrite - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Notions de base du domaine concerné - Connaissance de la réglementation et de la législation en matière d'expérimentation animale. - Connaissance des règles de la comptabilité publique et de la réglementation des marchés publics. - L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes - Notions de bases en ressources humaines Compétences associées : - Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage. - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée. - Accueillir et prendre des messages. - Enregistrer et classer les documents. - Rédiger des rapports ou des documents. - Savoir rendre compte. - Travailler en équipe. - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité. - Utiliser les outils bureautiques. Compétences comportementales - Sens de l'organisation - Réactivité - Sens relationnel - Devoir de réserve, discrétion et secret professionnel Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancie