RESPONSABILITÉS : ·Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service ·Gérer les agendas du Chef de Service et son adjoint ·Gérer le planning d'occupation des 2 salles de réunion ·Gérer les courriers ·Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d'anesthésie : fournitures bureaux... ·Planifier, organiser, transmettre les rappels des réunions des responsables d'unité fonctionnelle, des Staff Biblio - Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA ·Créer la visioconférence si besoin, réserver la salle ·Etablir l'OJ en centralisant les demandes ·Participer, prendre des notes pour établir le CR, transmettre pour lecture/ajout modification, enregistrer et envoyer ·Archiver ·Planifier les cours et séminaires pour les internes ·Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d'émargement) ·Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an - Bischenberg) en collaboration avec Service d'anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR Soutien RH / DAM ·Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM ·Vérifier les concordances feuille d'astreinte, mettre en signature, transmettre à l'administration - copie au PH et archiver ·Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante - papier dans l'imprimante) ·Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles ·Suivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle * Centraliser et archiver les demandes du pôle * Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes * Mettre en signature et transmettre au service DPC ·Etre personne support/ressource dans l'utilisation de GTMed et Odysweb Activités propres au chef de service ·Gérer la boite mail lors des absences longues du chef de Service ·Assurer le lien avec la DAM/Faculté/école IADE/CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine/Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES ·Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d'Intérêt sur le site DPI France ·Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d'examen ·Déplacements réguliers (MACSF - ARRES - HAS - CFAR - CA ART - Congrès - Cours ...) ·Reporter les réunions sur les agendas, confirmer/excuser la participation ·Imprimer les OJ ·Etablir les notes d'honoraires ·Colliger les justificatifs nécessaires à la demande de remboursement ·Transmettre l'ensemble des documents PROFIL RECHERCHÉ : QUALITES ET COMPETENCES REQUISES - Rigueur - Discrétion et respect de la confidentialité - Capacité d'adaptation - Esprit d'équipe et de coopération - Sens des priorités - Disponibilité - Bonnes capacités relationnelles - Esprit d'initiative MODELE JOURNALIER 7h30 par jour