POSTE : Agent d'Accueil et de Gestion Administrative - Assistant de Direction Ma6 H/F DESCRIPTION : Vos missions : Sous la responsabilité de la Directreur-trice Général-e Adjoint-e des Services, vous avez pour principale mission d'assurer l'accueil du public tout en assurant les fonctions d'assistant-e de direction. Un binôme est assuré sur l'ensemble de ces missions avec l'agent-e d'accueil et de gestion administrative en charge du Point Conseil. Accueil du public - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers - Informer et orienter les usagers - Délivrer des documents administratifs nécessaires aux démarches de l'usager - Tenir et traiter les statistiques de fréquentation de l'accueil - S'assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers Assistance de direction - Procéder à la réception, enregistrement et diffusion du courrier reçu et envoyé quotidiennement - Suivre l'affichage réglementaire et informatif à destination du public - Préparer et organiser, souvent en lien avec d'autres assistantes, la logistique des différents événements professionnels organisés sous l'égide du DGS ou de la DGA (réunions, instances, déplacements). - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du DGS et de la DGA (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions). Instances - Suivre administrativement les instances (Conseil d'arrondissement, CICA, CMP, Conseils de quartier) en lien avec la DGA - Assurer la publication des actes administratifs (délibérations, arrêtés, compte-rendu) - Assurer l'archivage papier et informatique des instances - Tenir les registres des décisions (délibérations, arrêtés) Urbanisme - Enregistrer les autorisations d'urbanisme papier - Suivre les avis émis et leur affichage - Suivi administratif, en lien avec les services compétents, des procédures d'urbanisme (enquête publique) - Aide à l'instruction des demandes de changement d'usage en lien avec la DGA et le service urbanisme Activités secondaires : Point Conseil - Accueillir, informer et orienter les habitants présentant des questions et ou doléances - Saisir et gérer les plaintes et réclamations des habitants - Assurer le suivi des plaintes en lien avec les services, les élus et les partenaires - Diffuser les informations institutionnelles au public et relayer les réponses apportées - Tenir et traiter les statistiques du Point Conseil - Mettre à jour les informations délivrées aux usagers Tenue de la régie d'avances et de recettes en la qualité de régisseur principal Assurer le suivi de l'archivage à l'échelle de la mairie du 6ème arrondissement PROFIL : Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans. Connaissances : - Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales - Connaissance des services et de l'organisation de la Ville de Lyon et du 6ème arrondissement - Logiciels bureautiques (Pack Office) et Progiciels spécialisés (Selligent, e-sirius, AIRSDELIB, Cart@ds) - Techniques d'expression orale et écrite - Techniques de classement et d'archivage Savoir-faire - Assurer un suivi rigoureux des dossiers - Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflit Savoir-être - Qualités relationnelles et organisationnelles - Capacité d'initiative - Sens des responsabilités - Esprit d'équipe