POSTE : Secrétaire de Direction H/F DESCRIPTION : Dans le cadre de cette mission, le secrétaire de direction devra respecter la politique et les directives générales ou particulières définies par le directeur de l'établissement sous l'autorité duquel il sera placé. Le secrétaire de direction joue un rôle d'interface entre tous les acteurs de l'établissement ainsi qu'avec les relations externes. Ses missions principales sont l'accueil, la correspondance, tout en veillant à la bonne diffusion de l'information. Il est chargé d'assister la direction afin d'optimiser la gestion de l'activité et l'organisation administrative. Il prend en charge le suivi complet de dossiers (dossiers des usagers, sinistres assurance, ). En qualité de secrétaire de direction, il a un devoir de discrétion professionnelle à l'égard des tiers pour tout ce qui concerne l'exercice de ses fonctions et pour ce qui a trait à l'activité de l'établissement. ACTIVITES : Activités administratives Accueil physique et téléphonique : gestion du standard, orientation des appels, filtrage, primo renseignements Secrétariat spécifique du directeur Conception et rédactions de courriers, comptes rendus, rapports, notes internes ; attestations Travaux de classement et d'archivage sous format papier et numérique Préparation et organisations de réunions (IRP, formation, rencontres institutionnelles) : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, Suivi du matériel bureautique (fax, imprimante, réseau) : entretien, panne et approvisionnement des consommables et petites fournitures dans le respect du budget Gestion des dossiers d'assurance Suivi et gestion du contrat d'assurance Ouverture et suivi des dossiers sinistres jusqu'à leur clôture Gestion des dossiers des usagers Enregistrement et diffusion des demandes d'admission Elaboration et suivi des dossiers individuels des jeunes Envois des calendriers de retours en famille Calcul argent poche mensuel Mise en place et suivi de tableaux de bord de l'activité (tableau enfant et organigramme) Transmission des données aux organismes de contrôle Gestion financière Etablissement de la facturation des frais de séjour et la gestion administrative de la personne accueillie Elaboration d'états statistiques contribuant à l'élaboration du rapport d'activité annuel Information et communication Dans le cadre de sa mission, il est en relation avec les différents services de l'établissement et l'ensemble des partenaires extérieurs Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services ou de l'extérieur et transmet aux services concernés. Il sait où trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement. Elaboration du journal interne (réception des articles, mise en page et diffusion) Gestion des ressources humaines Gestion des rendez-vous des salariés à la médecine du travail Gestion des publications d'offres d'emploi en interne et en externe. Réception et enregistrement des candidatures PROFIL : Discret, son sens de la confidentialité est nécessaire La fonction requiert de solides qualités d'organisation, de méthode et d'autonomie La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s'adapter à des interlocuteurs très différents nécessite des capacités d'observation, d'adaptation et d'initiative Participation à la dynamique de communication interne et à la circulation de l'information Bonne expression orale et écrite, utilise au mieux les outils bureautiques (traitement de texte, tableur,) Techniques de secrétariat Méthodes de classement et d'archivage Modalités d'accueil