Référence CSP: MINT_BA054ATC-113455 Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1   RMFP ADM005A /  RIME FPEADM03 Vos activités principales - Appliquer les directives du secrétaire général (SG) et être le lien entre tous les services intérieurs et déconcentrés. - Gestion de l’agenda électronique, coordination avec les autres secrétariats et mise à jour régulière des modifications - Prise de Rendez-Vous - Réception et tri du courrier "arrivée et départ" du SG - Mise en forme, envoi et suivi des courriers officiels - Gestion des déplacements en relation avec le service du garage - Mise à jour des annuaires SG - Réception téléphonique avec maîtrise des appels provenant de plusieurs lignes (audioconférence, visio conférence) - Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs - Gestion et mise en place de réunions avec des partenaires multiples - Suivi des dossiers de réunions - Préparation des rencontres avec les grands élus (Ville de Nancy, Métropole, Conseil Départemental, assemblées) - Classement et archivage - Organisation de moments de réunions de travail sous forme conviviale (petits-déjeuners,...déjeuners) EN LIEN AVEC LE POLE SERVICE INTERMINISTERIEL DEPARTEMENTAL DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (SIDSIC): - Mise en place des audio et visio conférences pour l’ensemble des services utilisateurs EN LIEN AVEC LA DIRECTION DE LA COORDINATION, DE L’ENVIRONNEMENT ET DE L’ECONOMIE : - Supervision du circuit des parapheurs des (directions départementales interministérielles, unités départementales, agences régionales, établissements publics de l’Etat...) - Préparation du travail de sélection des candidats aux postes de directions - Constitution des dossiers CAR, pré-CAR, collège des préfets et SG EN LIEN AVEC LE SECRETARIAT MUTUALISE DU PREFET ET DU DIRECTEUR DE CABINET : - Renfort temporaire du secrétariat en cas de besoin (absence, évènements mobilisateurs: visites ministérielles, grandes manifestations…) - Réunions agenda Votre environnement professionnel Activités du service Assister au quotidien le secrétaire général Composition et effectifs du service 1 agent de catégorie C Liaisons hiérarchiques Le secrétaire général Liaisons fonctionnelles - Le Préfet - Le directeur du secrétariat général commun départemental - Le chef du pôle SIDSIC - Le directeur de la coordination économique et environnementale - Les sous-préfets d’arrondissement, tous les services de la préfecture, tous les services déconcentrés de l’Etat, les collectivités locales...