MISSIONS GENERALES ET JURIDIQUES Accueillir les clients. Réceptionner, diriger et filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages (répondeur et appels entrants) et les transmettre. Préparer la salle de réunion pour la bonne réception des clients. Vérifier la propreté et la bonne tenue des locaux et installations, aviser les associés de toutes anomalies. Prendre connaissance des courriels arrivés dans les boîtes « Secrétariat » et « Contact ». Les transférer à l'avocat concerné et les sauvegarder dans le répertoire correspondant sur LawyerIt. Assister les avocats dans la gestion administrative et la création/préparation des dossiers juridiques : Ouvrir le dossier papier et y ranger les documents et pièces imprimés, Créer le dossier sur LawyerIt et y classer la copie scannée de l'intégralité des documents et correspondances, Préparer les conventions d'honoraires suivant les instructions de l'avocat, Faire signifier les décisions de justice à réception de la copie exécutoire (avocat et parties), Demander le Certificat de Non-Appel ou de Non-Pourvoi, Gérer les fonds CARPA, en assurer le transfert. Lors de la clôture des dossiers, préparer la lettre de fin de mission, restituer les pièces originales et la copie exécutoire aux clients. Détruire le reste des documents des dossiers papier en s'assurant préalablement que tout est scanné et archivé sur LawyerIt. Préparer et envoyer les dossiers de plaidoirie. Effectuer le suivi et la saisie des messages sur RPVA. Transmettre leurs copies aux avocats concernés. Effectuer le suivi des exécutions Organiser les rendez-vous et réunions. Suivre et contrôler le calendrier de réservation de la salle de réunion. Assister à la réunion agenda, suivre les échéances du planning générale sur LawyerIt pour anticiper les besoins. MISSIONS ADMINISTRATIVES Gestion du standard téléphonique et transmission des appels aux avocats, prise de messages complets. Réception et traitement du courrier. Dépôt du courrier à la poste. Classement des documents dans les répertoires LawyerIt après les avoir scannés. Suivi des différentes procédures légales obligatoires (sécurité incendie, médecine du travail, affichage obligatoire, document unique, suivi des congés, registre unique du personnel). MISSIONS COMPTABLES Coordination de la relation avec le comptable : préparation des éléments de comptabilité chaque mois (factures émises, justificatifs fournisseurs, relevés, extraction comptable). Plateforme Pennylane : Sauvegarde des copies de factures fournisseurs, justification des éventuelles anomalies sur la plateforme. LawyerIt : édition de la facturation mensuelle Enregistrement des règlements et des frais et débours dans LawyerIt, Facturer suivant les instructions de l'avocat et transmettre les factures aux clients, Relancer les clients par courriel RESSOURCES HUMAINES Suivi administratif du personnel du cabinet (stagiaires, collaborateurs et salariés) : Envoi par mail à chaque nouvel arrivant : D'un livret d'accueil, D'un livret de règlement intérieur et de la charte informatique. Recueil de l'attestation de prise de connaissance des documents d'accueil Relation avec la Gestionnaire Paie par courriels (saisie des éléments de variables de paie,suivi des arrêts de travail, des visites médicales, des congés). Plateforme Sylaé : Enregistrement des congés des collaborateurs, salariés et stagiaires sur la plateforme, Validation des feuilles de paie pour virement des salaires, Transmission des bulletins de salaire aux intéressés depuis la plateforme, Suivi des documents sociaux (DSN) OFFICE MANAGEMENT Gestion des déplacements des avocats (réservations d'hôtel, de train, de vols). Passation des commandes de fournitures en optimisant les dépenses. Vérification de la conformité des livraisons. Suivi et commande des consommables. Gestion de l'environnement de travail de l'équipe. Compétences requises Compétences techniques Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Bonne maîtrise des outils collaboratifs et de visioconférence. Capacités rédactionnelles élevées. Excellente orthographe et qualité d'expression écrite. Connaissance des procédures administratives et des règles de confidentialité. Expérience en gestion administrative et facturation. Une expérience au sein d'un cabinet d'avocats ou d'une profession réglementée constitue un atout (...)