RESPONSABILITÉS : MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE Le gestionnaire administratif assure deux missions principales. - Missions communes Pour une promotion d'apprenants, constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques, suivi des absences, préparation et suivi administratif des contrats d'intervenants, enregistrement des variables de paye, dossiers de présentation aux diplômes d'État. - Missions spécifiques Gestion directe ou en suppléance de dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l'intendance: Point-Accueil par roulement, organisation des sélections et des instances, régie, relations avec les partenaires extérieurs... ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Dans le cadre du projet pédagogique de l'Institut, le gestionnaire administratif est chargé d'assurer la gestion de dossiers et leur validation par la direction en collaboration avec l'équipe pédagogique et l'intendance. Il rend compte de son activité à l'adjoint des cadres. Le poste se répartit selon les activités suivantes : 1 - Gestion administrative d'une promotion (étudiants infirmiers ou élèves aide-soignants) : - Préparation des dossiers d'inscription, conformité du dossier administratif et médical - Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel de gestion (FORMEIS) et classement - Suivi des dossiers pédagogiques (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d'état) en coordination avec les formateurs et le directeur - Suivi des présences/absences en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiantes - Préparation des commissions d'attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation 2 - Gestion commune du secrétariat : - Accueil physique et téléphonique de l'IFPS par roulement au sein du Secrétariat - Gestion des salles en coordination avec les formateurs et l'intendance - Organisation en binôme au sein du Secrétariat pour assistance mutuelle et remplacement en cas d'absence - Encadrement des stagiaires administratifs par délégation de l'adjoint des cadres 3 - Gestion de dossiers spécifiques : Chaque gestionnaire administratif est référent sur certains dossiers spécifiques en collaboration avec l'adjoint des cadres. La répartition des dossiers est évolutive en fonction des mobilités internes et externes : - Préparation et suivi des sélections et de la pré-rentrée - Préparation et suivi des instances de gouvernance de l'IFSI-IFAS - Secrétariat des actions de formation continue dispensées par l'IFPS PROFIL RECHERCHÉ : CONDITIONS A REMPLIR - Qualification : diplôme dans les domaines de la gestion administrative ( niveau B.T.S ) - Expériences professionnelles : diversifiées dans les domaines de la gestion administrative APTITUDES - COMPÉTENCES SAVOIRS : - Maîtrise de la langue : orthographe, vocabulaire, syntaxe - Techniques d'accueil physique et téléphonique - Connaissances à acquérir dans le champ législatif règlementant les formations dispensées par l'IFPS. - Connaissance de la démarche Qualité et/ou de la certification. SAVOIR FAIRE : - Utiliser les outils et logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, internet) - S'intéresser aux nouvelles approches technologiques et numériques - Rédiger et mettre en forme un document : courrier, compte-rendu, dossier... - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - S'inscrire dans la démarche Qualité de l'IFPS : modèles, procédures et méthode de classement - Prendre des notes en vue de rédiger un compte-rendu de réunion - Rendre compte à sa hiérarchie en fonction des priorités - Respecter la confidentialité liée à la connaissance des dossiers - Favoriser la circulation de l'information en collaboration avec ses collègues et l'équipe pédagogique APTITUDES : - Relationnelles : accueil et diplomatie - Organisationnelles : anticipation, rigueur méthodologique et rapidité dans l'exécution des tâches - Adaptabilité à l'imprévu et aux priorités - Gestion de plusieurs dossiers en simultané - Prise d'initiative - Esprit d'équipe et d'entraide - Capacités à apprendre et à développer de nouvelles compétences LIEN HIERARCHIQUE Le gestionnaire administratif exerce sa fonction sous l'autorité et la responsabilité de l'adjoint des cadres et du Directeur de l'IFPS LIEN FONCTIONNEL En collaboration avec l'adjoint des cadres et le directeur, travail en coordination avec ses collègues, les formateurs, les responsables pédagogiques, l'intendance, la documentation et le TSH numérique. Liens de collaboration avec les directions s