Référence CSP: O076241/025001427 Sous la responsabilité du directeur de l'Administration générale et de la coordination, vous assistez ce dernier en lui apportant une aide permanente dans l'organisation de ses activités et un soutien efficace dans le fonctionnement de son secrétariat en binôme avec l'assistante du directeur général des services. Vous effectuez également ces activités pour le directeur général des services en l'absence de son assistante. ACTIVITES PRINCIPALES Accueil téléphonique et physique Prise de notes et mise en forme de notes, de courriers et de comptes rendus Gestion de l'agenda, organisation de réunions, de déplacements et de séminaires Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous Gestion des parapheurs et des pochettes de transmission (scan, diffusion et classement) Suivi du courrier sur le logiciel courrier de la Ville (relances, clôtures...) Comptabilité (engagements et mandatements), suivi du budget et gestion de subventions versées à des associations ou à des organismes divers Gestion et diffusion des notes de service Suivi de dossiers ponctuels Organisation de l'accueil de stagiaires Classement et archivage