POSTE : Assistant-e de Direction H/F DESCRIPTION : L'assistant(e) de direction assure le secrétariat de la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité (DPTS). Cette Direction regroupe les services administratifs et techniques en charge de la gestion stratégique du parc bâtimentaire de l'hôpital à travers le SDIA, ainsi que l'entretien et la maintenance des bâtiments de l'établissement. Plus précisément, les missions de la DPTS sont les suivantes : - Participer à la définition du SDIA et procéder à sa mise en oeuvre, - Maintenir les locaux, bâtiments, installations techniques et réseaux du CHGR en état de fonctionnement optimal, - Procéder aux opérations de constructions, de remplacement ou de rénovation des locaux, bâtiments, installations techniques, réseaux et voiries, - Réaliser ou faire réaliser les tâches de conception des opérations de constructions, d'entretien et leur mise en oeuvre, - Garantir sur le plan de la sécurité des bâtiments et des locaux un respect des prescriptions réglementaires et un parfait fonctionnement des dispositifs et protocoles concernant la sécurité des personnes et des biens, - Gestion du patrimoine du CHGR : conventions, baux, acquisitions, cessions, - Suivi financier des crédits accordés à la DPTS. Interlocuteur direct du Directeur adjoint, l'assistant(e) de Direction constitue un appui à la bonne conduite de l'activité de la direction et assure le lien entre la direction, les agents du service, les autres directions et services de l'établissement, ainsi que les partenaires extérieurs (entreprises, prestataires, maîtres d'oeuvre, administrations). LES MISSIONS : Secrétariat et appui administratif à la direction - Accueil physique et téléphonique : prendre, filtrer et transmettre les messages - Gestion de l'agenda du Directeur adjoint : programmation et coordination des rendez-vous - Planification des réunions, réservation des salles et organisation logistique (convocations, ordres du jour) - Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et relevés de décisions ? à partir d'instructions orales ou manuscrites - Conception et mise en forme de supports de présentation et de diffusion - Suivi administratif des congés et absences des adjoints de la DPTS - Préparation des dossiers et pièces nécessaires aux réunions et instances Gestion du courrier et de la communication du service - Réception, tri et répartition du courrier arrivé de la DPTS, selon les règles internes - Préparation des éléments de réponse, présentation à la signature (parapheurs) et envoi du courrier départ - Réception et diffusion des messages de la messagerie générique du service si nécessaire - Tenue des tableaux de suivi (chrono « arrivés » / « départs ») - Reproduction et diffusion de documents et de dossiers - Interface administrative avec les entreprises, prestataires et services de l'établissement - Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes Suivi des dossiers et gestion documentaire - Suivi et relance des échéances et des dossiers en cours, alerte de la direction - Classement, archivage (papier et électronique), épuration et suivi des dossiers - Organisation et structuration des dossiers (physiques et numériques) en lien avec le responsable du service administratif - Saisie et mise à jour des bases de données du service (contacts, annuaires) Activités spécifiques Des déplacements peuvent se produire : - Sur les divers sites du CHGR - Auprès des administrations pour dépôt et/ou retrait de dossier. PROFIL : COMPETENCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER : Savoirs - connaissances théoriques, générales ou spécialisées : - Connaissance de l'environnement d'un établissement public de santé et du droit hospitalier (notions) - Connaissance de l'établissement, de son organisation et de son évolution - Règles de rédaction administrative et de mise en forme des écrits - Techniques de classement et d'archivage (papier et électronique) Savoir-faire - pratiques, outils, méthodes et techniques : - Qualités rédactionnelles : rédiger, rendre compte, mettre en forme, transmettre une information - Prendre des notes rapidement et établir des comptes rendus - Planifier et prioriser les tâches, en collaboration avec les autres agents du service - Définir et utiliser un plan de classement, d'archivage et de gestion documentaire - Identifier les informations communicables dans le respect du secret professionnel - Gérer plusieurs dossiers en parallèle et tenir des échéanciers - Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs métier : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, M-EVA, DVP, Agiletime Savoir être - qualités personnelles et relationnelles : - Discrétion, confidentialité, loyauté et respect du secret professionnel - Rigueur, méthode et sens de l'organisation - Dynamisme, anticipation et sens de l'initiative - Capacité à distinguer l'urgent de ce qui peut être reporté - Capacité à connaîtr...