RESPONSABILITÉS : Vos activités principales incluent l'accueil, l'information et l'accompagnement des doctorants et directeurs de thèse. Vous gérez les dossiers administratifs, y compris les inscriptions, les réinscriptions, et les demandes de soutenances de thèses, en veillant à obtenir les signatures nécessaires et en signalant immédiatement les cas particuliers au directeur de l'École Doctorale (ED). Vous assurez le suivi des inscriptions pédagogiques des nouveaux doctorants et collaborez avec la DFD et la DRI (Direction Relations Internationales) pour monter les dossiers de thèses en cotutelle. Vous veillez également aux conventions de codirection et individuelles de formation. Vous préparez les bureaux et conseils de l'ED, incluant la préparation des ordres du jour, des convocations, des dossiers, et la rédaction de comptes-rendus en tant qu'invité permanent du conseil. Vous organisez et suivez les campagnes de recrutement et d'aide à la mobilité des doctorants, ainsi que des réunions de médiation. Enfin, vous assistez le directeur de l'ED dans l'organisation de réunions, de déplacements et diverses réservations. Vous organisez et suivez les formations disciplinaires proposées par l'École Doctorale (ED) et gérez les paiements des intervenants. Vous assurez une veille des actualités liées à l'ED et diffusez l'information aux doctorants, aux unités de recherche et aux directeurs de thèses via ADUM, la messagerie et le site web de l'ED. Vous participez à la rédaction de supports de communication comme les plaquettes, newsletters, guides du doctorant et affiches, et gérez le site web de l'ED. Vous exécutez le budget en dépenses et frais de missions, participez à la répartition des dépenses auprès de la direction, et assurez le suivi des dépenses. Vous négociez avec les prestataires de service et les fournisseurs. Vous participez à l'organisation d'événements tels que la journée de rentrée de l'ED et les journées scientifiques, incluant la rédaction de l'information et l'organisation logistique. Vous répondez aux enquêtes ministérielles et autres, suivez et mettez à jour la base ADUM sur l'insertion professionnelle des doctorants. Vous faites le lien avec les doctorants, directeurs de thèses, unités de recherche, responsables de masters, la Direction de la formation doctorale (DFD), les autres directions centrales, les établissements partenaires de l'ED, les scolarités administratives des composantes, et les associations de doctorants. PROFIL RECHERCHÉ : Rejoignez-nous si vous possédez une connaissance approfondie du milieu universitaire, du système d'enseignement supérieur français, et en particulier de la formation doctorale. Vous devez également être familier avec la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements, ainsi qu'avec les techniques de secrétariat et de gestion administrative, la gestion budgétaire et comptable. Une maîtrise de l'anglais courant, surtout à l'écrit, est indispensable pour accompagner nos étudiants étrangers. Votre savoir-faire inclut la maîtrise des logiciels spécifiques et du pack office (Excel, Word, etc.). Vous êtes capable de travailler de manière transversale. Vous savez élaborer et rédiger des notes d'information et des documents de synthèse avec une grande qualité d'expression écrite et orale. En termes de savoir-être, vous êtes rigoureux, organisé, dynamique et réactif. Vous possédez d'excellentes capacités relationnelles et êtes à l'aise pour travailler en équipe et en réseau avec d'autres assistants et gestionnaires. Vous faites preuve de diplomatie, respectez la confidentialité, et savez prendre des initiatives. Votre capacité d'adaptation et votre polyvalence sont essentielles pour réussir dans ce poste. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social