MISSION Sous l'autorité du directeur de l'établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social et dans le respect du secret professionnel, vos principales missions seront : * Accueil téléphonique et physique des résidents, des visiteurs, des prestataires extérieurs. * Traitement du courrier et des mails * Assurer la gestion des dossiers des résidents. * Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel (en binôme avec l'assistante de direction) * En collaboration avec le Chef de service éducatif, la Responsable hôteliere et l'Assistante de direction, assurer les suivis des congés, absences, pointages. * Organiser et planifier les remplacements des salariés absents, en l'absence des encadrants * Saisie des factures fournisseurs en lien avec le personnel encadrant (une formation vous sera dispensée). * Suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmission en cuisine) * Assurer le suivi RH de l'établissement (en binôme avec l'assistante de direction) : embauches, élaboration des contrats de travail, suivi des dossiers salariés, suivi des absences, lien avec la médecine du travail, suivi de la paie, etc. * Préparation des dossiers résidents dans le cadre des visites de préadmission. * Alerter sa Hiérarchie de toute situation anormale concernant les résidents. * Réaliser toute tâche à la demande du Directeur. Et bien sûr participer aux différents projets de l'établissement et vous épanouir au sein de notre équipe pluridisciplinaire tout en contribuant au bien-être et au confort des résidents. Poste : * Travail en binôme avec l'assistante de direction * Horaires : 9h00-18h30 avec deux week-end travaillés. * Possibilité de prendre vos repas sur place * Informatisé (PC/Logiciel NETSOINS / Logiciel DECIDIUM) Profil recherché : * Diplôme en secrétariat ou équivalent (Bac minimum), expérience dans le secteur médico-social apprécié. * Maitrise du pack office. * Sens de l'organisation, rigueur et esprit d'équipe * Écoute, Empathie * Discrétion Rejoindre ADEF Résidences c'est : * Choisir une entreprise associative solide, structurée et humaine, travailler avec une équipe engagée dans l'accomplissement d'une mission commune. * Bénéficier d'avantages sociaux : mutuelle, participation transport, CSE, d'un accompagnement à l'évolution professionnelle et à des formations internes. A compétences et qualifications équivalentes, cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap.