POSTE : Secrétaire H/F DESCRIPTION : Vos missions Rattaché(e) à la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif du siège et travaillez en lien étroit avec les différents établissements et services (Comptabilité, Entretien, Communication, Direction générale). Vos missions se structurent autour de 4 grands axes : 1. Accueil & Secrétariat général - Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs. - Gérer le courrier, les colis (entrants/sortants) et la boîte e-mail générique de la Fondation. - Rédiger et mettre en page divers documents : courriers, notes de service, ordres du jour, comptes-rendus. - Gérer les stocks et commandes de fournitures de bureau, photocopies et besoins logistiques simples. - Assurer le classement et l'archivage (numérique et physique) des documents. 2. Gestion des flottes & Logistique - Flotte automobile : Suivi et mise à jour de la flotte en lien avec les prestataires, gestion des prêts/locations de véhicules et minibus, rédaction des conventions, refacturation et traitement des contraventions (désignations/contestations). - Flotte téléphonie : Suivi des lignes et du parc mobile, contrôle de la facturation détaillée en lien avec le service comptabilité. - Prêt de matériel : Suivi et refacturation en lien avec le service entretien mutualisé. 3. Gestion administrative transverse & Assurances - Centraliser et suivre les dossiers d'assurances (tous types de sinistres) en lien avec les établissements et les courtiers/assureurs. - Gérer les conventions d'accueil et d'occupation temporaire (ex. : groupes scouts, centres de loisirs, mairie). - Traiter le volet dons : émission des reçus fiscaux et courriers de remerciements en lien avec la comptabilité. 4. Appui à la Direction et vie du site - Tenir à jour les calendriers partagés (événements internes, astreintes de la Fondation). - Centraliser les demandes de congés du siège pour la Direction générale. - Effectuer les réservations ponctuelles (salles, repas, plateaux repas). - Être le relais d'information pour les prestations ménage en lien avec les usagers. Demander et centraliser les devis pour le service Communication Conditions & Avantages - Convention collective : CCN 51 - Reprise d'ancienneté selon dispositions conventionnelles - Avantages CSE (oeuvres sociales, chèques cadeaux/vacances selon accords) - Parking gratuit sur place PROFIL : Profil recherché - Formation : Bac +2 validé en gestion administrative / secrétariat (BTS SAM, BTS GPME, DUT/BUT Gestion ou équivalent). - Expérience : Vous justifiez d'une première expérience réussie (stage/alternance inclus ou poste similaire de 1 à 3 ans). Compétences techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, fonctions de base d'Excel, Outlook). - Excellente expression écrite et orale (qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable). - Aisance avec les outils collaboratifs et la gestion de boîtes mails partagées. Savoir-être : - Organisation, rigueur et autonomie dans le suivi de multiples dossiers. - Sens du service, discrétion et respect strict de la confidentialité. - Aisance relationnelle et esprit d'équipe. - Polyvalence, flexibilité et sens des priorités