POSTE : Office Manager H/F DESCRIPTION : Vos enjeux Devenir, en quelques mois, la personne sur laquelle le dirigeant s'appuie en toute confiance pour faire tourner l'administratif de l'entreprise et libérer son temps pour le développement. Garantir la continuité et la qualité du suivi clients et fournisseurs, y compris lorsqu'il est à l'étranger. Contribuer, par votre regard et votre rigueur, à structurer et améliorer les outils de pilotage à mesure que l'entreprise grandit. Vos missions - Administration des ventes et suivi des commandes : réception des commandes clients, transmission aux usines, suivi de l'avancement et information régulière des clients, en français comme en anglais (écrit par mail). - Gestion administrative et financière courante : préparation et contrôle des factures clients et fournisseurs, suivi des échéances et des règlements, rapprochements bancaires, tableaux de suivi. - Analyse et pilotage : construction et mise à jour de statistiques et ratios (transport, douane, marges) aide à l'établissement rapide de devis et au calcul du point mort, pour « faire parler les chiffres » et éclairer les décisions. - Relation clients et fournisseurs : accueil physique et à distance, réponse aux demandes, gestion des documents contractuels (CGV, justificatifs, preuves de paiement). - Appui direct au dirigeant : participation aux réunions de direction (déplacements en France et à l'International) et prise de notes, préparation des dossiers, gestion du courrier, suivi de certains dossiers de certification et du site internet. - Vie de l'entreprise : gestion des fournitures et de l'intendance du bureau, amélioration continue des outils et des process. Ce que nous vous offrons - CDI, temps plein, poste en présentiel à Lille, parking à disposition. - Rémunération fixe de 30 000 € à 40 000 € brut annuel, selon votre expérience. - Un rôle central et valorisé : vous êtes la porte d'entrée de l'entreprise et la personne de confiance du dirigeant. - Une intégration accompagnée, avec une passation structurée auprès de la personne en poste et un dirigeant pédagogue, disponible pour vous former à un métier très spécifique. - Des perspectives d'évolution réelles, portées par les projets de développement de l'entreprise en France et à l'international. Process de recrutement - Un premier échange avec SM Conseil & Recrutement, cabinet mandaté en exclusivité, complété par un questionnaire de personnalité. - Un entretien avec le dirigeant. - Un second entretien avec la direction pour finaliser. Le process est volontairement court : le poste est à pourvoir rapidement. Vous vous reconnaissez dans ce poste ? Envoyez-nous votre candidature : nous nous engageons à vous répondre, quelle que soit l'issue. PROFIL : Indispensable : - Une expérience de minimum 5 ans sur un poste d'office manager, d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) de gestion polyvalent(e), idéalement en PME ou dans un environnement industriel ou international. - Un anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral : vous échangez au quotidien avec des interlocuteurs étrangers.Si vous ne maîtrisez pas l'oral et que vous souhaitez développer votre niveau d'anglais une formation est possible. - Une réelle aisance avec les chiffres et Excel : c'est un plus si vous savez construire un tableau de suivi, calculer une marge, sortir un ratio. - Rigueur, sens de l'organisation et discrétion : vous êtes garant(e) du bon suivi de dossiers sensibles et de la maîtrise des dépenses. - Une disponibilité pour des déplacements professionnels ponctuels à l'international (Dubaï, États-Unis). Apprécié : - Des notions de comptabilité ou de gestion. - Une connaissance des flux import/export (transport, douane). Au-delà des compétences, c'est votre posture qui fera la différence : autonome, pragmatique, curieux(se), ouvert(e) d'esprit, vous aimez aller au bout des sujets et vous savez prendre des initiatives quand le dirigeant est absent. Vous recherchez une relation de travail sincère, fondée sur la confiance et la loyauté, dans une organisation à l'esprit familial.