Référence CSP: O083250/515000609 La communauté d'agglomération Sud Sainte Baume (Ouest Var) a été créée au 1er janvier 2015 et compte près de 63 000 habitants, répartis sur 9 communes. Elle est située entre Marseille et Toulon au c½ur du prestigieux vignoble de « Bandol ». Elle est dotée d'un patrimoine historique et environnemental réputé mondialement et est également connue pour son Circuit du Castellet Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située. Elle cherche un.e adjoint administratif à la direction. Au sein du service secrétariat de direction, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, de la DGS, du DGAS, en lien avec les représentants de l'État, des élus et des administrés, vous renforcerez l'équipe existante et serez en charge de l'accueil téléphonique et physique, du traitement et suivi administratif et contribuerez au bon fonctionnement du service en lien avec tous les autres services. MISSIONS SPÉCIFIQUES Gestion des relevés de décisions des réunions des services Gestion/suivi, commande des fournitures pour le service Gestion des besoins (alimentaires, matériels) pour les réunions de services ACTIVITÉS DU POSTE 1. Recevoir, filtrer, orienter, transmettre les appels et messages 2. Renseigner les correspondants 3. Relever et transmettre les messages au responsable du service 4. Effectuer les relances téléphoniques 5. Assurer la gestion des parapheurs 6. Gérer la boite électronique du service / Traiter les courriels 7. Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents/supports de communication interne émis par les directions (courriers, notes, procédures, autres documents pour diffusion) 8. Élaborer des documents numériques (tableurs, Powerpoint...) 9. Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commandes et des factures (logiciel Ciril) 10. Classer et archiver des documents 11. Ventiler les courriers/documents entre les services, reprographier, mettre sous enveloppe, affranchir ou envoyer par mail 12. Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture, signature ou visa des directions 13. Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture ou signature des directions 14. Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande et des factures (logiciel Ciril) 15. Prendre des notes et rédiger des compte-rendu de réunions 16. Assurer la gestion des fournitures pour le service (suivi, commande, réception) 17. Assurer la gestion des besoins matériels pour les réunions de services (suivi, commande, réception)