Référence CSP: O059241/022001108 Finalité du poste : L'assistant.e de direction est chargé.e d'apporter une aide continue et adaptée à la direction du Palais en termes d'organisation des réunions collectives (ordre du jour, invitation, CR), de circulation de l'information (notamment com interne) et de suivi de documents (parapheur, courrier) ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes. Il.elle assure un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des différents interlocuteurs de la Direction et au besoin, d'autres services du musée. Il.elle travaille en lien étroit avec les différents services du musée ainsi qu'avec le pôle culture afin d'assurer la bonne circulation et transmission des informations et des documents administratifs. L'assistant.e est amené.e à préparer et analyser les premiers éléments d'un dossier en vue de rendez-vous ou de réponses à apporter à des interlocuteurs. Il.elle assure la gestion et le suivi des fournitures pour le Palais Mission(s) : INFORMATION ET COMMUNICATION Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction et tenir le registre des appels Recevoir, orienter et diffuser les informations liées à l'activité de la Direction auprès des différents services du musée (com interne), voire externe au besoin ASSISTANAT DE DIRECTION Gérer l'agenda du.e la Directeur.ice et de l'Administrateur.ice général.e, organiser leurs réunions, rendez-vous et déplacements Assurer l'organisation (préparation, invitation, logistique, CR) des réunions collectives (réunion de direction, de service, « tour du musée », « musée ouvert » « petit déjeuner du PBA » Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier et les parapheurs départ-arrivée ; participer au suivi et à la bonne transmission des réponses Rédiger tout document utile à l'activité de la Direction (compte-rendu, notes, courriers) Organiser et suivre le classement et l'archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le Directeur et l'Administrateur.rice général.e ; en assurer la mise à jour régulière ; s'assurer de la disponibilité de l'information Participer au suivi de l'activité : rédiger des rapports et bilans d'activité, élaborer et suivre des tableaux de bord MISSIONS TRANSVERSALES POUR LE PALAIS DES BEAUX-ARTS Assurer la distribution du courrier aux différents services du musée Conditions d'exercice : Dimension et moyens : Moyens bureautiques Contexte et environnement : Positionnement central et transversal de l'agent au sein du PBA Importante fonction d'accueil physique et téléphonique Horaires de bureau avec temps plein impératif et souplesse dans les horaires Travail d'équipe en plus du travail spécifique à la Direction