Référence CSP: AGRI_2024-6979 Objectifs du poste Sous l'autorité de la secrétaire générale, l'assistant(e) gestionnaire participe et contribue à l'instruction des dossiers afférents au secrétariat général. En outre, il (elle) participe et contribue au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale - secrétariat général (1 chef de cabinet et 2 assistant(e)s). Secrétariat du secrétariat général : -       Tenir l'agenda de la secrétaire générale -       Assurer l'accueil physique et téléphonique -       Organiser des réunions -       Gérer (enregistrement, suivi) le courrier arrivée/départ ; transmission par courrier et/ou scan de divers documents à différents destinataires -       Assurer la ventilation des parapheurs signés -       Préparer les ordres de mission permanents des personnels des services du secrétariat général Gestion financière du secrétariat général : -       Contacter les fournisseurs pour demande de devis -       Saisir les bons de commande et les engagements juridiques, constatation du service fait : fournitures, déplacements (billets, hébergements et états de frais), traiteur ... pour le secrétariat général et ses services (directions des affaires financières, direction des ressources humaines, direction du patrimoine immobilier, chargés de mission) -       Préparer les attestations pour frais de réception, les certificats administratifs, la liste des participants et le suivi -       Assurer le suivi des dépenses annuelles du secrétariat général Activités propres au secrétariat général : -       Contribuer à l'organisation du comité transverses : participer à leur organisation, assister aux réunions et rédiger les relevés de décision et les comptes rendus (3 par an) -       Assurer le secrétariat administratif de la formation spécialisée en hygiène, santé et sécurité au travail du comité social d'administration (CSA) -       Tenir à jour la « base conventions » interne -       Contribuer au suivi du dossier « transports » sur le plateau de Saclay Appui administratif au pôle santé : -       Prise de rendez-vous et convocation aux agents dans le cadre du suivi des visites médicales Les missions ci-dessous sont mutualisées avec le secrétariat de la directrice générale adjointe, notamment pour assurer la continuité de service en cas d'absence de l'une des secrétaires : -       Assurer l'accueil physique et téléphonique -       Gérer les réservations de la salle de réunion de la direction générale, de la salle des conseils et de l'espace réception en lien avec la direction du campus de Palaiseau -       Gérer les stocks de consommables informatiques, fournitures de bureau, cartes de visite...