POSTE : Responsable Administration & Coordination H/F DESCRIPTION : Propriété viticole située proche de Pauillac, recherche son/sa futur(e) Responsable Administration & Coordination afin de structurer, piloter et fiabiliser l'ensemble de son activité administrative. Dans une organisation à taille humaine, vous occupez un rôle central au sein de la propriété. Vous travaillez en étroite collaboration avec le Responsable Technique, présent sur site et en charge des activités techniques et opérationnelles du domaine. Vous assurez également le lien avec les propriétaires, basés en Europe du Nord, ainsi qu'avec les salariés, clients, fournisseurs, cabinet comptable et partenaires externes. Autonome, organisé(e) et doté(e) d'un excellent sens des priorités, vous contribuez activement à la professionnalisation et à la digitalisation des processus administratifs du Château. Vos missions Votre fonction comprend un périmètre administratif et de coordination varié : - Assurer la gestion administrative quotidienne et la coordination générale du site. - Suivre les clients, les commandes et les fournisseurs. - Coordonner les expéditions, la logistique et les documents associés. - Préparer, classer et organiser les factures, pièces justificatives et documents destinés au cabinet comptable. - Assurer le suivi des règlements clients, factures fournisseurs et échéances administratives. - Gérer le suivi administratif RH : absences, congés, relevés d'heures et documents associés. - Participer à l'organisation des visites, dégustations et événements clients organisés au Château. - Garantir le classement et l'archivage numérique des contrats, dossiers clients et documents administratifs. - Mettre à jour et fiabiliser les outils de suivi : CRM, commandes, stocks et tableaux de bord administratifs. - Administrer et tenir à jour les plateformes de vente et de présentation des produits, notamment Vivino, e-Boissons et autres outils pertinents. - Identifier les écarts ou anomalies administratives, financières ou opérationnelles et les remonter aux interlocuteurs concernés. - Préparer un reporting régulier à destination des représentants des propriétaires en Norvège. - Participer à l'amélioration des procédures, à la digitalisation des pratiques et à la mise en place d'une organisation administrative moins dépendante d'une seule personne. Ce poste exige une forte capacité d'exécution : vous ne vous contentez pas de transmettre les sujets, vous les prenez en charge et en assurez le suivi jusqu'à leur aboutissement. Reporting et communication La communication avec les propriétaires étant principalement réalisée en anglais, vous préparez un reporting mensuel structuré, notamment en amont des réunions de direction. Celui-ci pourra couvrir les sujets suivants : - Avancement administratif et dossiers en cours. - Ventes, commandes et suivi des clients. - Visites, dégustations et activité d'accueil. - Facturation, éléments comptables et encaissements en attente. - Stocks, expéditions et logistique. - Administration du personnel. - Outils digitaux, plateformes de vente et systèmes administratifs. - Risques, écarts constatés et décisions à solliciter auprès des propriétaires. Lors de votre prise de poste ou pendant les périodes d'activité soutenue, vous pourrez également assurer un point hebdomadaire synthétique sur les actions réalisées, les priorités à venir et les éventuels arbitrages nécessaires. Pré-requis Vous rejoignez une propriété viticole à taille humaine, dans un poste central, autonome et évolutif. Vous aurez l'opportunité de jouer un rôle clé dans la structuration administrative du Château, d'améliorer durablement ses outils et process, et de travailler au contact direct des équipes opérationnelles comme des propriétaires. Poste en CDI à temps plein, basé proche Pauillac. Les intitulés possibles pour cette fonction sont : Responsable Administration & Coordination H/F, Responsable Administratif Local H/F, Office Manager & Responsable Accueil H/F ou Coordinateur(trice) Administration & Site H/F. Profil recherché Vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 6 ans sur une fonction administrative, de coordination, d'office management ou de gestion de site. Vous avez idéalement évolué dans une PME, une structure à taille humaine, un domaine viticole, le secteur de l'hôtellerie-restauration, du tourisme, de l'immobilier, de la logistique ou dans un environnement impliquant des échanges réguliers avec clients, fournisseurs et prestataires. Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes : - Vous êtes autonome, rigoureux(se) et fiable. - Vous savez organiser votre travail et gérer simultanément plusieurs priorités. - Vous disposez d'un excellent sens de la coordination et du suivi. - Vous avez une bonne compréhension des enjeux administratifs, financiers et commerciaux. - Vous savez déterminer les sujets pouvant être traités localement et ceux nécessitant une remontée à la directi...