POSTE : Assistant de Formation H/F DESCRIPTION : Au sein de notre Centre des Métiers situé à Belleville, l'Assistant(e) de Formation est rattaché.e à la Responsable Formation. Il/elle participe directement au développement des compétences des salariés. Il/elle contribue à promouvoir l'image de notre établissement et à garantir la satisfaction de nos collaborateurs. Missions principales : - Organisation et logistique de la formation : - Coordination de la formation : - Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH) - Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille / Affichage des plannings - Mise à jour du catalogue de formation - Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion - Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation) - Suivi des absences en formation (prévenir le formateur et le manager / mise à jour sur l'outil RH) - Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation - tableau Excel de suivi financier) - Création des dossiers individuels de formation - Archivage des dossiers 2 fois par an - Logistique : - Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires - Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant et saisir les factures sur notre outil de gestion IKOS - Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables) 2. Relationnel et communication : - Accueil physique et téléphonique le matin - Accueillir les participants, les formateurs externes - Envoyer des informations aux participants (modifications du planning), gérer les échanges par mail ou téléphone - Gérer le courrier interne et externe Missions ponctuelles : Assurer ponctuellement l'assistanat du responsable formation : - Conception et réalisation de présentation PowerPoint dynamiques et visuellement attrayantes - Rédaction de documents (bilans formation, cahier des charges, rapports) - Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus PROFIL : - Niveau Bac Pro / BAC - 2 ans minimum d'expérience sur un poste similaire Compétences techniques : - Maîtrise des outils bureautiques - La connaissance du monde de la formation est un plus Qualités requises : - Sens de l'organisation, rigueur - Sens du service - Autonomie et proactivité - Capacité à travailler en équipe - Discrétion et gestion des priorités