Référence CSP: O093251/215000512 Un(e) assistant(e) de gestion administrative Sous l’autorité du Directeur des Systèmes d’Information, l’assistant de gestion assure un appui organisationnel, administratif et financier au service. Missions / conditions d'exercice Gestion financière - budget, commandes et factures : • Participer à l’élaboration du budget de la direction et suivre son exécution • Vérifier la disponibilité des crédits, réaliser les engagements comptables des dépenses et suivre le circuit de visas • Réaliser les bons de commande, vérifier le service fait et rapprocher aux engagements, régulariser les litiges et les avoirs • Assurer l’interface avec les fournisseurs sur la partie comptable des dossiers • Garantir la continuité du lien et la cohérence des opérations avec la Direction des Finances • Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de facturation et d’exécution budgétaire Gestion administrative et organisationnelle : • Assurer l’interface physique et téléphonique de la direction, orientation des demandes de support, filtrage d’appels • Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs • Suivre et maintenir à jour les inventaires (matériels, logiciels, lignes téléphoniques, licences...) • Gérer les emails de la boite du service : réception, orientation, classement • Créer des tickets et suivre les demandes d’intervention sur le logiciel du service • Gérer des fournitures du service, contrôle des stocks, recensement des besoins, commande, réception, distribution • Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence • Organiser les prises de rendez-vous du service et du directeur • Contribuer à la simplification et à l’amélioration des processus administratifs • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités, suivre les projets et les activités de la Direction • Mettre en place des procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction • Maintenir le planning d’équipe à jour : suivi des formations, congés, heures supplémentaires et absences • Assurer le suivi des marchés et des contrats en lien avec les services Marchés Publics et Finances