POSTE : Assistant ou Assistante Spécialisée - Secrétariat du Doctorat H/F DESCRIPTION : Sous l'autorité de la direction exécutive de l'Ecole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes : - Effectuer le suivi de la procédure d'admission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions : - Préparation des COMEX d'admission en lien avec la direction exécutive de l'Ecole et la direction des Admissions ; - Vérification du statut académique des directeurs de thèse ; - Enregistrement des admis dans la base de données Banner ; - Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux. - Effectuer le suivi de la procédure d'admission en habilitation à diriger des recherches (HDR) : - Prise de connaissance de l'ordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ; - Enregistrement des admis dans la base de données Banner. - Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec l'ensemble des programmes doctoraux : - Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ; - Convocations du jury, annonce des soutenances ; - Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ; - Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ; - Veille juridique. - Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR : - Renforcement de l'efficacité et de la conformité des procédures existantes ; - Mise en place d'outils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes. - Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit) : - Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ; - Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires. Missions transverses : - Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ; - Veille juridique et suivi de l'évolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires) ; - Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ; - Etablissement d'attestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ; - Réponses aux demandes d'informations ; - Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes. Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris. PROFIL : Profil : - Diplôme de l'enseignement supérieur (Bac +2/3 minimum) de préférence, avec une expérience réussie dans un domaine similaire - Excellentes qualités relationnelles, capacité à s'exprimer à l'oral face à des interlocuteurs variés (interne/externe) - Grand sens de la diplomatie et de la pédagogie - Forte autonomie, sens de l'initiative et des responsabilités - Qualité d'organisation du temps, du travail en équipe, et en mode collaboratif avec les autres services de l'Institution - Excellentes qualités rédactionnelles et sens de l'écoute - Connaissance du projet éducatif de Sciences Po et capacité à en rendre compte - Excellente maîtrise de l'anglais (B2 minimum) - Très bonne capacité à s'exprimer à l'oral et à l'écrit et excellente capacité de synthèse - Capacité à représenter l'Institution - Très bonne maîtrise des outils informatiques. Avantages : - Télétravail 1 journée par semaine - Rémunération fixe sur 12 mois - 40 jours ouvrés de congés payés par an - Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) - Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an) - Titres Restaurant - Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire - Offre sociale et culturelle du CSE. Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.