RESPONSABILITÉS : Les activités s'articulent autour de mission d'accueil, d'appui et d'accompagnemen t des activités de la présidence Il·elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire auprès de la présidence. Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance. Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...) Il·elle est garante de la qualité de l'accueil de la présidence. Missions principales : Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques) Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers) Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services internes et/ou externes Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d'agglomération...) Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication Organisation d'événements portés par la présidence Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG Contraintes liées au poste : Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l'activité de la présidence PROFIL RECHERCHÉ : Compétences et connaissances requises : Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités Maîtrise des techniques de communication orale et écrite Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion Savoir gérer les aléas Maîtrise de la communication. Compétences comportementales : Sens de l'initiative Capacité d'adaptation Réactivité Capacité à gérer le stress Sens relationnel, souplesse Discrétion, réserve, sens de la confidentialité Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique Capacité d'anticipation Sens de l'écoute Sens du service public Disponibilité Diplôme, formation ou expérience requise : Bac/ Bac + 2 Secrétariat de Direction serait un plus Anglais niveau B1 Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels IFSE de 450 € pour les titulaires uniquement CDD de 1 an renouvelable pour les candidats contractuels Salaire mensuel entre 1855 € brut et 1964 € brut selon l'expérience sur un poste similaire