RESPONSABILITÉS : La personne recrutée aura pour mission d'accompagner les deux cheffes de projets événementiels dans l'organisation administrative et logistique des événements dont elles ont la responsabilité pour faire face à une charge de travail élevée liée au nombre d'événements en 2026. • Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les conférenciers. • Assurer le suivi administratif et budgétaire de l'événement: contrôle des devis, demandes d'achat, bons de commande et factures ; • Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l'événement : signalétique, badges ; • Participer à l'accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J ; • Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine. • Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements. Une formation est prévue sur les différents logiciels propres à la cellule congrès (logiciel de gestion des congrès) et à l'UCBL (Notilus) Conditions particulières d'exercice : Déplacements ponctuels sur les événements ; Disponibilités élargies lors des périodes de préparation et de déroulement des événements. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : • Organisation et fonctionnement d'une administration de l'État (notions) ; • Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion courante ; • Règles de gestion administrative et comptable de base ; • Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral. Compétences opérationnelles : • Organiser et hiérarchiser les tâches dans des délais contraints ; • Réactivité ; • Bonne capacité à partager les informations de suivi. Qualités personnelles : • Sens de l'organisation et de la rigueur ; • Réactivité et adaptabilité ; • Qualités relationnelles et sens du service ; • Discrétion professionnelle. Relations fonctionnelles : • En interne : relations régulières avec les services supports : Pôle Gestion Financière, Pôle Voyages Affaires, entre autres. • En externe : contacts avec les prestataires (traiteurs, salles, hôtels, etc.) Poste à pouvoir dès le 02/02/2026 Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B Rémunération mensuelle brute: 2173.73€ En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de : • 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions, • la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,... • l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua • l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs, • possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) • restauration sur le campus avec une participation financière de l'université