[77650] Centre Hospitalier Universitaire d'Angers Accueil - Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques, - Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat du GCS HUGO. Gestion du courrier - Réception du courrier, - Enregistrement et expédition des courriers reçus et envoyés, - Diffusion aux personnes concernées par le traitement des documents enregistrés, - Suivi du courrier avec les destinataires concernés. Gestion des agendas/planning - Organisation et suivi des agendas des membres de la coordination en relation avec les secrétariats respectifs, - Communication des modifications d'agenda aux membres de l'équipe concernés, - Rappel des rendez-vous et des réunions en cas de besoin, - Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous. Organisation et préparation des instances, évènements - Organisation des instances récurrentes importantes, en particulier : o Assemblée Générale du GCS HUGO, o Comité d'orientation scientifique GIRCI (COS), o Bureaux du GCS HUGO. - Réservation des salles de réunions et de visioconférence, - Etablissement et expédition des convocations, - Préparation des éléments graphiques (reprographie), - Commande de prestation (restauration, logistique, transport, hébergement). Organisation des déplacements des membres de l'équipe à l'extérieur - Préparation et suivi des ordres de mission, titres de transport, - Vérification des états de frais de déplacement. Gestion administrative - En application de la charte graphique du GCS HUGO, réalisation : o des courriers, o des comptes rendus de réunions, o des documents de travail. - Réalisation de diaporamas pour la présentation de dossiers en réunions Circuit de signature : o Gestion du processus de validation des documents (contrats, bons de commande, rapports). o Organisation et suivi des signatures électroniques et manuelles, o Archivage des documents signés - Assurer le suivi GTT de l'équipe en lien avec la DRH. Suivi financier : - Émission des factures (création, envoi, suivi des paiements), - Vérification des informations sur les factures (TVA, montants), - Gestion des ajustements de prix, remises et retours, - Préparation des virements, - Enregistrement et transmission des pièces justificatives pour les clôtures mensuelle et annuelle, - Rapprochement bancaire. Administration du réseau & extranet du GCS HUGO - Mise à jour des informations, - Relation avec le prestataire informatique. Organisation et fonctionnement du secrétariat - Participation aux réunions de service, - Présentation de l'avancement des dossiers, - Proposition de toute mesure susceptible d'améliorer le fonctionnement du secrétariat. Description du profil recherché: Maîtrise des techniques de gestion documentaire : Capacité à organiser, classer, enregistrer et suivre les documents administratifs et financiers (courriers, factures, rapports, contrats). - Gestion des priorités et des délais : Être capable d'organiser efficacement les tâches et de respecter les échéances, en particulier lors de la gestion des agendas, des réunions et du suivi des dossiers. - Maîtrise des logiciels bureautiques : Savoir utiliser les outils courants comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, canva), ainsi que des outils de gestion de courrier électronique et de planification (Outlook, logiciels de gestion de tâches). - Maîtrise des outils de visioconférence et de réservation de salles : Savoir organiser des réunions virtuelles (Zoom, Teams, etc.) et gérer les réservations de salles. - Coordination logistique des réunions et déplacements : Organiser et planifier des réunions en fonction des disponibilités des participants, réserver des salles, organiser des déplacements professionnels (réservations de transport, préparation des ordres de mission). - Émission et suivi des factures : Gérer la création, l'envoi et le suivi des paiements de factures, tout en vérifiant les informations fiscales (TVA, montants). - Rédaction de documents administratifs : Être capable de rédiger des documents clairs et concis comme des comptes-rendus de réunions, des rapports, des courriers, ainsi que des présentations (diaporamas). - Suivi des processus de validation : Gérer le circuit de signature des documents (contrats, bons de commande, rapports) en assurant leur validation et archivage.